[fr-discuss] Traduction du post La gestion d'une organisation à but non lucratif

Bonjour,

Je vous ai fait une traduction rapide (via DeepL) du poste de Florian 
qui détaille certaines parties de la gestion administrative de la 
fondation.
Le post original est ici:
https://community.documentfoundation.org/t/the-administration-of-a-nonprofit-organisation/13263


*La gestion d'une organisation à but non lucratif*

Bonjour tout le monde,

J'ai récemment publié un article sur la situation administrative de TDF 
[1]. Après avoir discuté avec quelques membres de la communauté lors de 
la conférence LibreOffice à Budapest, je voudrais vous donner quelques 
infos supplémentaires.

En gros, mon article précédent disait que l'administration de TDF ne 
marche que parce que quelques personnes s'investissent vraiment.

Le 25 juillet, j'ai publié sur la liste de diffusion interne de TDF plus 
de détails à l'intention de nos membres, qui traitent de la situation 
actuelle à TDF et des raisons qui l'expliquent. Je recommande aux 
membres parmi vous de lire également cet article afin de mieux 
comprendre la situation dans son ensemble.

[1]https://community.documentfoundation.org/t/a-look-behind-some-administrative-scenes-at-tdf/13191

*Une administration allégée*

TDF dispose de très peu de personnel administratif par rapport à sa 
taille. Lors de notre réunion d'équipe à Budapest, Jonathan a dit que 
TDF, en tant qu'organisation, ne se composait pas seulement de 15 
employés, mais en fait de toute la communauté, ce qui en fait une 
organisation de taille moyenne. Donc, quand on regarde nos structures, 
on ne devrait pas se concentrer uniquement sur les 15 personnes, mais 
plutôt sur la situation dans son ensemble. Cette remarque résonne encore 
à mes oreilles, car elle est tout à fait pertinente.

Au sein de l'équipe, il y a eu des périodes où celle-ci s'est augmentée 
de cinq personnes en moins de six mois, ce qui est un défi en soi.

*Les retombées de la conférence*

Notre conférence annuelle LibreOffice est un exemple du travail 
administratif.

Je suis rentré chez moi avec une pile de documents et de reçus. Certains 
étaient des factures de la conférence qui ont dû être payées de manière 
inattendue avec une carte de crédit TDF à Budapest, comme le dîner 
communautaire et le hackfest. Heureusement, Sophie était encore 
joignable tard dans la soirée pour vérifier les montants et les détails, 
ce qui nous a permis de nous assurer que tout était en ordre. On a aussi 
reçu toute une série de reçus de remboursement de frais de voyage, qui 
nous ont été remis en mains propres.

On a besoin de ces documents à temps, car la comptabilité de septembre 
est traitée début octobre et TDF doit soumettre sa déclaration mensuelle 
de TVA au plus tard le 10 novembre, déclaration pour laquelle ces 
factures sont nécessaires. Certains services fournis sur place, comme 
les nuits d'hôtel ou les salles de réunion, ne sont pas soumis à la 
procédure d'autoliquidation [2], d'autres le sont, c'est donc super 
important pour une déclaration correcte.

Si TDF ne soumettait pas les documents correctement et à temps, les 
délais futurs seraient raccourcis d'un mois entier, c'est pourquoi nous 
avons tout intérêt à gérer les choses correctement.

Après la conférence, il restait encore quelques factures en suspens, je 
ne suis pas sûr que toutes aient été reçues entre-temps. Au final, on 
prévoit de publier une liste détaillée, comme on l'a fait pour 2024 et 
2023 [3].

J'avais environ 25 pages à scanner, archiver et classer dans les bons 
dossiers (virtuels) pour la comptabilité. En plus, on doit bien sûr 
réclamer les factures manquantes, y compris tous les reçus originaux sur 
papier. Le comptable doit aussi savoir de quoi il s'agit pour que tout 
soit bien documenté et enregistré.

Au final, j'ai scanné tous les documents moi-même, car les envoyer à 
quelqu'un d'autre aurait pris autant de temps. Maintenant, il faut 
stocker physiquement les documents. À l'avenir, on va vraiment devoir 
changer et optimiser tout ce processus. C'est trop de boulot pour moi de 
m'en occuper en plus. Je vais discuter avec Sophie et Stephan pour voir 
comment on peut améliorer notre processus, mais au final, c'est à la 
communauté de décider si on veut utiliser l'argent des donateurs pour 
embaucher quelqu'un qui s'occupe de ces tâches administratives ou si on 
demande aux membres de la communauté de nous aider un peu en préparant 
leurs documents correctement.

Certains participants ont juste « balancé » leurs reçus et nous ont 
demandé de trouver quoi et comment payer – mais ça ne marche pas comme 
ça. Dans aucune autre organisation, on ne balance pas simplement ses 
reçus sur la table et on demande à quelqu'un d'autre de faire le boulot. 
En général, il faut suivre un processus – plus l'entreprise est grande, 
plus le processus est strict.

Ce n'est pas une critique envers les organisateurs de la conférence ni 
envers les personnes qui m'ont remis leurs demandes de remboursement de 
frais de déplacement. Mon but est d'expliquer pourquoi trop de ces « 
petites choses » deviennent un gros défi, surtout vu le nombre de choses 
qui se passent en même temps.

Enfin, on a récemment reçu des demandes de remboursement de frais de 
déplacement pour un événement qui a eu lieu il y a plus d'un an et demi, 
ce qui ajoute une difficulté supplémentaire. Est-ce que ça a un impact 
sur le budget ? Quels frais on a pris en charge pour les autres 
participants ? La personne a-t-elle participé à l'événement ? Toutes ces 
questions doivent être clarifiées avant le paiement afin d'éviter des 
problèmes ultérieurs.

[2] https://en.wikipedia.org/wiki/European_Union_value_added_tax
[3] 
https://community.documentfoundation.org/t/libreoffice-conference-2024-expenses-and-sponsorship-income/13138

*Le conseil d'administration en tant que représentant légal*

Comme dans beaucoup d'autres organisations, le conseil d'administration 
de la TDF est le représentant légal de l'organisation. Il est 
responsable, a différentes obligations, doit enregistrer ses données 
auprès des autorités et des banques, remplir des déclarations fiscales 
[4] et des contrôles de sécurité sociale [5] et parfois signer d'autres 
documents [6]. Même si des procurations peuvent être données pour 
certaines tâches, c'est finalement le conseil d'administration qui 
représente légalement notre fondation et qui est responsable de tout.

[4]<https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-2022-and-2023-corporate-and-nonprofit-tax-declarations-approve-2023 
-vat-declaration/13013>
[5]https://community.documentfoundation.org/t/previous-decision-authorize-thorsten-and-any-other-board-member-to-sign-social-security-audit-2024-questionnaire/12767
[6]<https://community. 
documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-code-signing-certificate-power-of-attorney/12985>

*Accomplissement des tâches de la TDF*

Les statuts https://www.documentfoundation.org/statutes/ imposent au 
conseil d'administration certaines obligations explicites, à savoir : la 
gestion du patrimoine de la fondation, l'utilisation des fonds de la 
fondation, l'établissement d'un budget, la tenue régulière de la 
comptabilité et la collecte des pièces justificatives, l'établissement 
des comptes annuels et du rapport d'activité.

Au début, quand la fondation était encore petite, le conseil 
d'administration s'occupait lui-même de beaucoup de ces tâches, y 
compris la comptabilité, mais depuis 13 ans et demi que TDF [7] existe, 
le conseil d'administration a surtout des employés et des consultants 
externes qui l'aident à faire son boulot, comme par exemple :

    + Enregistrement et gestion des marques
    + Remboursement des frais de déplacement 
https://wiki.documentfoundation.org/TDF/Policies/Refunding
    + Rédaction et publication des procès-verbaux des réunions 
https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/minutes
    + Conception et synthèse des votes 
https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/decision
    + Préparer, traduire et soumettre le budget en allemand et en anglais
    + Préparer, traduire et soumettre les comptes annuels en allemand 
et en anglais 
https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-2024-closing-ledgers/13134
    + Faire, traduire 
https://www.documentfoundation.org/financials-and-reports/ et envoyer 
https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-annual-activity-report-2024/13132 
le rapport annuel d'activité en allemand et en anglais
    + Vérification des déclarations mensuelles et annuelles de TVA 
préparées par le comptable, ainsi que de la « déclaration récapitulative 
» trimestrielle 
https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-vat-filing-2024/13133
    + Préparation des déclarations AWV Z4 <https://community. 
documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-federal-bank-awv-z4-filings/13150>
    + Préparation des contrôles réguliers de la sécurité sociale 
https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-artist-social-security-ksk/13151
    + Demande d'attestations A1 
https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-a1-confirmations/13147
    + Comptabilité mensuelle et traduction des feuilles de compte de 
l'allemand vers l'anglais https://wiki.documentfoundation.org/TDF/Ledgers
    + Rédaction de contrats et de propositions salariales pour 
différents pays et continents, y compris traductions en anglais si 
nécessaire 
https://community.documentfoundation.org/t/vote-automatically-adjust-tdf-staff-compensation-for-inflation/13190
    + Rédaction de reçus fiscaux officiels pour nos donateurs qui en 
font la demande, en allemand et en anglais
    + Préparation de formulaires 
https://community.documentfoundation.org/t/vote-authorize-florian-to-accept-new-tos-for-volksbank-pur-formerly-volksbank-pforzheim/13141 
pour les banques et les virements, ce qui implique parfois des démarches 
juridiques <https://community. 
documentfoundation.org/t/decision-mandate-redacted-name-of-lawyer-or-law-firm-wrt-redacted-name-of-bank-authorize-florian-to-sign-the-mandate/12940>
    + Exécution des contrats après approbation par le conseil 
d'administration 
https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-eclipse-membership-agreement-on-behalf-of-tdf/12127
    + la correspondance avec les autorités de surveillance 
https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-letter-to-berlin-authorities-authorize-florian-to-send/12946
    + Certaines tâches administratives 
https://community.documentfoundation.org/t/decision-remove-former-board-members-access-from-bank-accounts/12948
    + Gestion des réglementations d'autres pays qui pourraient nous 
concerner 
https://community.documentfoundation.org/t/compliance-with-uk-charities-act/13047
    + les fiches de paie
    + la mise à jour du registre de transparence 
https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/geldwaesche/transparenzregister/transparenzregister-1113786.en.php
    + le traitement des demandes et mises à jour d'assurance
    + « Prise en charge » en cas d'urgence dans des situations 
imprévues, y compris la signature d'un contrat urgent le jour de la 
Saint-Sylvestre

[7]https://blog.documentfoundation.org/blog/2012/02/01/berlin/TDF

*Trop de travail pour trop peu de personnes*

Cette liste n'est pas exhaustive, elle ne donne que quelques exemples, 
mais en réalité, elle est beaucoup plus longue. Tout ce que vous voyez 
ci-dessus est essentiellement préparé pour le conseil d'administration 
par 2,5 personnes (qui ne sont pas toutes à temps plein) et, lorsqu'il 
s'agit de tâches en allemand, qui sont nombreuses, encore moins de 
personnes y travaillent.

Certaines de ces personnes doivent aussi régulièrement traiter des 
questions juridiques complexes, comme un problème fiscal qui a duré plus 
d'un an [8] en 2018, qui a finalement permis à TDF d'économiser environ 
100 000 € de dommages, ou une affaire de marque compliquée en 2017, qui 
a mobilisé des ressources pendant des mois. Bien sûr, on a des avocats 
et des conseillers fiscaux pour nous aider, mais ça demande quand même 
beaucoup de préparation et de travail de notre part.

Tout ce qui est urgent est probablement transmis à très peu de 
personnes, par exemple quand on reçoit des plaintes pour violation de 
droits, quand il s'agit de questions liées au RGPD, etc. On doit aussi 
fournir tous les documents demandés pour les audits au nom de TDF [9]. 
En plus, il n'y a que quelques membres de l'équipe pour former le 
conseil d'administration [10] et le comité des membres [11]

La liste ne reflète pas non plus les défis supplémentaires qui découlent 
des conflits au sein des organes de direction, des défis juridiques et 
d'autres événements qui ne devraient normalement pas se produire et qui 
imposent une charge supplémentaire à certaines personnes.

[8]<https://community.documentfoundation.org/ 
t/information-about-successful-resolving-of-a-vat-audit-s-outcome/8896>
[9]https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-audit-letters/12944
[10]<https://community.documentfoundation.org/t/tdf-board-onboarding-how-to-version 
-20250709-01/13106>
[11]https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-onboard-mc-regarding-audit/12945.


*Différents styles de direction*

Beaucoup dépend du « style » adopté par le comité directeur concerné.

Je pense (et d'autres aussi) que TDF, en tant qu'organisation à but non 
lucratif, doit respecter des standards élevés. Nous fonctionnons grâce à 
des dons, nous travaillons pour le bien commun, nous proposons un 
produit utilisé par des millions de personnes dans le monde entier. En 
plus, en tant qu'organisation à but non lucratif, nous sommes aussi 
surveillé de près par les autorités. C'est pourquoi je recommanderais 
toujours de jouer la carte de la sécurité, d'être prudent et circonspect 
afin de garantir que l'organisation soit gérée comme elle a été fondée – 
« pour l'éternité », comme dit dans le monde des fondations. Bien sûr, 
tout va plus vite quand on prend les règles et les réglementations à la 
légère, car cela demande moins de travail, mais ce n'est pas une 
décision judicieuse.

Les avis divergent toutefois à ce sujet. Dans le passé, cette approche 
prudente a souvent donné lieu à des plaintes selon lesquelles nous « 
exagérions », « thésaurisions » ou étions lents. En fin de compte, c'est 
le conseil d'administration qui décide de la voie à suivre, ce qui 
signifie que cela peut changer à chaque élection.

TDF dispose de personnes qui préparent les sujets pour le conseil 
d'administration, et nous devrions écouter attentivement leurs 
recommandations. Beaucoup d'entre eux ont non seulement des années 
d'expérience, mais sont aussi, contre toute attente, super engagés dans 
TDF et ont le même intérêt que tout le monde : que TDF fonctionne bien, 
dure longtemps et respecte toutes les règles nécessaires pour faire 
tourner une organisation.

Ce que certains semblent mal comprendre, c'est que respecter les lois et 
les règles ne veut pas dire qu'on est tous d'accord avec elles. Beaucoup 
de choses prennent du temps et coûtent de l'argent, mais si elles ne 
sont pas mises en œuvre, ça pourrait avoir un impact négatif sur TDF.

C'est exactement le même défi que beaucoup d'entreprises doivent 
relever, car les exigences bureaucratiques ne cessent d'augmenter, et 
TDF n'est donc pas un cas particulier en tant qu'organisation.

*La délégation est la clé*

Le conseil d'administration doit prendre des décisions et est 
responsable, mais il est peu probable qu'il puisse s'occuper de tout le 
travail quotidien. Ce n'est pas une critique envers le conseil 
d'administration : un mandat peut être trop court pour apprendre tous 
les détails importants, mais surtout, les membres du conseil 
d'administration doivent remplir leur rôle bénévolement en plus de leur 
travail habituel, ce qui peut être super difficile et exigeant, surtout 
dans une organisation de notre taille et dans notre situation.

Dans les organisations aussi, ce sont les employés qui mettent en œuvre 
la mission. Mais ça me ramène à ce que j'ai expliqué plus haut : TDF 
n'est plus une petite organisation. Avec tout ce qui se passe 
actuellement, nos activités internationales, toutes les exigences et les 
délais, ainsi que le besoin croissant de connaissances pour que tout se 
passe bien, on a besoin d'un nombre suffisant de personnes pour faire le 
travail. L'administration ne contribue pas directement à la réalisation 
de notre mission, elle est dans une certaine mesure invisible, mais, 
comme beaucoup d'autres choses, par exemple l'infrastructure, elle est 
littéralement le fondement sur lequel repose notre organisation.

*La situation des employés*

L'équipe existe depuis longtemps. J'ai commencé à travailler pour TDF il 
y a presque 13 ans, et le membre suivant de l'équipe nous a rejoint 
quelques mois plus tard. Maintenant qu'il y a une équipe dévouée qui 
s'occupe en permanence des questions fondamentales, qu'il s'agisse de 
l'administration, de l'infrastructure ou d'autres domaines, il est bien 
sûr important de bien traiter les gens. Je ne vais pas entrer dans les 
détails de ce qui s'est passé dans le passé, car d'autres et moi-même en 
avons déjà discuté, mais bien sûr, parmi les pires choses à supporter, 
il y a le fait d'être réduit au silence, d'être attaqué verbalement en 
public, d'être crié dessus devant un public, d'être traité de traître ou 
même d'organiser une « réunion pour discréditer le personnel en mars 2020 ».

La sécurité de l'emploi et un environnement de travail sain et non 
toxique sont d'autres facteurs importants lorsqu'une organisation dépend 
d'une équipe pour fonctionner. Même si la situation s'est nettement 
améliorée avec le conseil d'administration actuel, on constate des 
tensions au sein de la communauté et, malheureusement, encore parfois 
des attaques personnelles de la part de certains membres de la 
communauté. Récemment, des attaques verbales injustifiées contre des 
membres de l'équipe après la conférence LibreOffice 2024 ont été 
signalées par certaines personnes, et certaines victimes les ont 
décrites comme « déchirantes ».

En fin de compte, quand une organisation a besoin du travail efficace, 
stable, fiable et prévisible d'une équipe pour fonctionner, les gens ont 
besoin d'un environnement de travail stable et sûr sur lequel ils 
peuvent compter et planifier à long terme. Quand les gens s'engagent 
dans un travail et vont au-delà de ce qui est normalement attendu, ça 
doit être récompensé par la stabilité et la sécurité, et la situation 
politique chez TDF reste préoccupante pour beaucoup d'entre nous.

*Conclusion*

Avec tout ce qui se passe à TDF, nous avons un problème de mise à 
l'échelle. Comme je l'ai dit dans mon post précédent, beaucoup de tâches 
sont sur les bureaux de très peu de personnes. Cet article ne traite que 
des aspects administratifs, mais je pense qu'on a une situation 
similaire dans l'infrastructure (où Guilhem est le moteur), dans 
l'ingénierie des versions (où Cloph et Xisco sont les moteurs) et dans 
d'autres domaines.

C'est pourquoi, à l'avenir, on doit absolument impliquer plus de 
personnes dans des questions plus complexes, afin que tout ne repose pas 
sur quelques personnes. C'est l'une des raisons pour lesquelles j'écris 
et publie plusieurs guides, par exemple sur le thème du budget [12] ou 
sur TDF en général [13], et en parallèle, je vérifie aussi nos processus 
pour les rendre plus clairs [14].

[12]https://community.documentfoundation.org/t/tdf-budgeting-how-to-version-20250708-01/13103
[13]<https://community. 
documentfoundation.org/t/training-materials-on-how-to-run-tdf/13102>
[14]https://community.documentfoundation.org/t/proposal-for-changes-to-travel-refund-accounting-process/13159

Je travaille actuellement sur des propositions plus détaillées que je 
publierai plus tard.

Florian

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Sophie Gautier sophi@libreoffice.org
GSM: +33683901545
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Foundation coordinator
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