[fr-discuss] Traduction du post Un regard dans les coulisses administratives de TDF

Bonjour à tous,

Je vous traduis un (long long) post de Florian qui explique les 
coulisses du fonctionnement de TDF. Il en a posté d'autres qui sont plus 
sur le côté procédures administratives particulières, mais celui-ci 
porte plus sur la partie fonctionnement international de la fondation.

Post original:
https://community.documentfoundation.org/t/a-look-behind-some-administrative-scenes-at-tdf/13191
Traduction aidée par DeepL
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*Un regard dans les coulisses administratives de TDF*

Bonjour,

Afin de mieux comprendre le fonctionnement de TDF et d'offrir plus de 
transparence et d'informations à la communauté, j'aimerais vous faire 
découvrir les coulisses de TDF et partager avec vous des informations 
complémentaires sur la fondation.

J'ai déjà commencé à partager des informations et des détails sur des 
tâches administratives spécifiques, et je continuerai à y publier 
d'autres articles au fil du temps.

Ce texte décrit le fonctionnement actuel de TDF, notre structure, afin 
de vous aider à comprendre pourquoi et comment certaines choses 
fonctionnent (ou ne fonctionnent pas). Bien sûr, il s'agit du statu quo. 
J'ai quelques idées de changements et d'améliorations pour l'avenir, que 
je partagerai ultérieurement dans un message séparé.

Le défi consiste à trouver un équilibre entre l'amélioration de la 
structure générale de TDF, la réalisation de notre mission et la 
résolution des problèmes du passé. Si nous passons tout notre temps à 
améliorer notre structure, nous ne remplirons pas notre mission et ne 
réglerons pas les problèmes du passé. Et si nous ne trouvons pas le 
temps de nous attaquer aux problèmes difficiles du passé, cela pourrait 
également nous nuire.

*Une fondation virtuelle*

The Document Foundation est l'une des organisations libres et open 
source les plus importantes, et LibreOffice est l'un des projets de 
logiciels libres les plus reconnus.

On pense souvent que nous disposons de bureaux, d'infrastructures 
administratives, de salles de réunion et d'un espace de coworking 
quelque part à Berlin. Certains cherchent même notre siège social, mais 
ne trouvent aucun de nous. :wink:

L'organisation de la TDF est différente. Les employés travaillent à 
domicile, d'autres dans des bureaux partagés. Il n'y a pas d'espace 
physique partagé, tout est connecté virtuellement. C'est un choix 
délibéré, car notre équipe internationale est répartie dans de nombreux 
pays, où un seul bureau serait peu pertinent.

L'inconvénient est l'absence d'infrastructure centralisée, comme le 
stockage des ressources et des supports marketing. Nous travaillons avec 
des prestataires de services et des particuliers, mais cela ajoute 
certainement une couche de complexité, car tout le monde n'a pas 
l'espace nécessaire chez lui pour stocker des documents TDF volumineux 
au sous-sol, et la location de stockage externe est également difficile 
dans de nombreuses petites villes.

C'est pourquoi, par exemple, nous vous demandons d'envoyer les documents 
originaux, comme les justificatifs de voyage, directement à notre 
adresse berlinoise plutôt que de nous les remettre en main propre lors 
d'événements ou de conférences. Il n'existe pas de stockage centralisé à 
proximité des membres de l'équipe.

*Une équipe internationale*

Notre équipe, composée actuellement de 15 personnes (et nous en 
recrutons actuellement deux !), est répartie dans le monde entier, sur 
différents pays, continents et fuseaux horaires. Si, par coïncidence, 
nous comptons plusieurs personnes à Munich ou dans ses environs, nous 
avons également des collègues en Espagne, au Mexique, au Canada, en 
France, au Brésil, en Italie, en Suède et en Finlande. D'autres 
organisations ne recrutent souvent que dans des bureaux physiques, ce 
qui, dans le cas de TDF, impliquerait de recruter uniquement en 
Allemagne. Depuis longtemps déjà, TDF a choisi de travailler avec des 
collaborateurs du monde entier. C'est pourquoi un espace de bureau 
classique est peu pertinent, car il ne serait accessible qu'à un nombre 
restreint de personnes et inaccessible à d'autres.

Cela donne du sens à TDF, car nous pouvons recruter des talents dans le 
monde entier, mais cela implique des frais administratifs importants sur 
le plan juridique, ainsi que des réglementations différentes (comme les 
vacances, les jours fériés ou les congés maladie) selon les pays, sans 
parler des fuseaux horaires ou des confirmations A1 que j'ai évoquées 
récemment.

De plus, il est déjà très difficile d'effectuer des recherches de 
rémunération approfondies dans un seul pays. J'ai vu des fourchettes de 
rémunération allant de 20 000 € à 80 000 € par an pour un poste 
spécifique, ce qui n'est pas très utile pour déterminer une rémunération 
équitable. À l'échelle internationale, entre pays et continents, la 
tâche est encore plus exigeante, notamment en raison de la nécessité de 
documenter les informations pour un contrôle rigoureux. Cela explique 
pourquoi les recrutements prennent parfois plus de temps, car nous 
devons également effectuer nos vérifications préalables.

L'internationalité de TDF implique également que les tâches 
administratives telles que la comptabilité mensuelle (traduction des 
grands livres), notre rapport annuel (traduction de l'anglais vers 
l'allemand pour le dépôt officiel) et le budget officiel (traduction du 
budget en allemand par le comptable pour le dépôt officiel, mais 
traduction en anglais pour le vote) sont effectuées en deux langues en 
parallèle, ce qui représente également une charge de travail importante. 
Je ne connais pas d'autres organisations qui traduisent tous les 
documents autant que TDF. Nous nous efforçons d'établir une norme 
rigoureuse, mais cela a un coût.

*Couverture de nombreux domaines*

En matière de rôles, TDF se distingue également de nombreuses autres 
organisations. Ailleurs, les rôles se chevauchent souvent, voire sont 
assurés par plusieurs personnes, tandis que TDF a choisi de couvrir un 
maximum de domaines afin d'optimiser sa mission. Les membres de l'équipe 
peuvent se substituer à d'autres en cas de congés ou de maladie, mais il 
est rare qu'une personne effectue pleinement le même travail qu'une 
autre, ce qui complique la tâche.

Par exemple, toute tâche administrative importante (comme la signature 
de nouveaux contrats) est probablement bloquée jusqu'à ma disponibilité. 
Autre exemple : tout déploiement d'infrastructure plus important est 
probablement bloqué en fonction des disponibilités de Guilhem ; pour ne 
citer que deux exemples. Il en va de même pour les déclarations de TVA, 
du moins par le passé, les déclarations AWV Z4 des banques fédérales, et 
bien d'autres encore.

Si cela permet à TDF de couvrir davantage de zones, cela représente un 
coût personnel : certains collaborateurs travaillent parfois pendant les 
vacances ou les week-ends, ou, dans le cas des infrastructures, de nuit 
ou les jours fériés, afin de minimiser l'impact.

Nous avons des délais fixes à respecter malgré les vacances, les 
absences ou les congés maladie. Prenons l'exemple des devises 
multiples : pour accepter des dons dans le monde entier, le dernier jour 
du mois, nous devons nous assurer qu'il ne reste aucun solde en devise 
étrangère sur PayPal. Bien que la situation se soit nettement améliorée 
par rapport au passé, où il y avait des soldes, nous devons toujours 
effectuer des vérifications régulières, notamment l'après-midi du 
31 décembre, lorsque la plupart des participants se rendent déjà aux 
festivités du Nouvel An.

*Retour en arrière*

Jusqu'à il y a quelques années, la réduction des coûts administratifs 
était poussée à l'extrême. Les membres de l'équipe payaient de leur 
poche de nombreuses choses, y compris leurs équipements de travail 
essentiels comme les ordinateurs portables, les téléphones portables et 
autres. De plus, pour réduire les coûts, les membres de l'équipe TDF 
utilisaient généralement les transports en commun les plus abordables, 
même si cela impliquait de longues attentes nocturnes pour les 
correspondances, ou parfois de parcourir quelques kilomètres à pied pour 
rentrer chez eux afin d'éviter des transports plus coûteux. Si ce 
phénomène est désormais révolu, il a affecté plusieurs employés et 
bénévoles pendant plus de cinq ans, limitant considérablement notre 
croissance et notre impact.

*Pas d'assouplissement des exigences*

On pourrait penser qu'en tant qu'association à but non lucratif, les 
exigences administratives sont assouplies. C'est faux : TDF est soumise 
(au moins) aux mêmes contrôles et doit satisfaire aux mêmes exigences 
(voire plus) que toute organisation commerciale : droit du travail, 
droit de la concurrence, déclarations fiscales et de TVA, sécurité 
sociale, et bien d'autres. Être une organisation à but non lucratif ne 
présente aucun avantage, si ce n'est l'aspect financier, c'est-à-dire 
l'exonération d'impôts sur les dons. Nous sommes soumis aux mêmes 
autorités que toute autre entreprise : règles, réglementations et 
obligations déclaratives.

*Le plaisir des déclarations*

Par exemple, le changement biannuel et régulier du conseil 
d'administration engendre une charge administrative importante. De 
nombreuses déclarations doivent être effectuées et plusieurs sites web 
doivent être mis à jour, ce qui peut facilement représenter un temps 
considérable de travail administratif. Par exemple, les marques déposées 
sont soumises au droit de la concurrence et doivent donc être tenues à 
jour. Pire encore, un changement d'adresse est possible : TDF a 
actuellement (nous suivons la situation) son adresse enregistrée à 
environ 126 (cent vingt-six) adresses. L'un des plus pénibles problèmes 
concerne toute modification des comptes bancaires : nous avons besoin de 
numéros d'identification fiscale, de copies de passeport (dont certaines 
sont rejetées car impossibles à vérifier dans les systèmes de sécurité) 
et de plusieurs signatures papier, ce qui représente également une 
charge de travail considérable.

De plus, toute modification de la composition du conseil 
d'administration nécessite une mise à jour du registre de transparence.

Bien que nous parvenions à déclarer de nombreuses informations par voie 
numérique, cela peut engendrer une charge de travail importante. Nos 
déclarations d'adhésion trimestrielles nécessitent la signature du 
président du comité de gestion et du directeur général sur le même 
document (numérique), ce qui ajoute des allers-retours. Et pour certains 
documents, même cela ne suffit pas, car la signature du conseil 
d'administration est obligatoire.

*Exigences strictes*

Une autre échéance cruciale est la déclaration de notre réserve de 
trésorerie actuelle auprès de l'assurance responsabilité civile. Dès que 
le seuil est atteint, TDF doit déclarer le montant actualisé, ce qui 
nécessite un suivi régulier et rigoureux.

Le non-respect de cette échéance peut ne pas poser de problème 
immédiatement, mais peut s'avérer néfaste pour TDF lors d'un audit. Le 
paiement des per diem est un classique, et c'est pourquoi je suis 
personnellement réticent à ce sujet. Nous devons évaluer le pays de 
départ et d'arrivée des voyageurs, les repas pris en charge par TDF (par 
exemple, le petit-déjeuner et la restauration), les documenter et 
effectuer les calculs correctement. Tout manquement à cette obligation 
peut entraîner des problèmes ultérieurs, et les frais administratifs 
sont considérables.

*La documentation est essentielle*

La publication des procès-verbaux et des décisions est un autre domaine 
qui demande beaucoup de travail. D'un côté, il faut prendre des notes et 
les rédiger dans des procès-verbaux lisibles, de l'autre, caviarder des 
informations sensibles, une tâche ardue. Je suis heureux que nous ayons 
amélioré la publication de ces documents, mais cela reste une tâche 
chronophage, même sans tenir compte des éventuelles traductions.

Une autre tâche de TDF est la documentation des actifs. Chaque année, 
lors de notre clôture annuelle, nous devons répertorier précisément les 
actifs (par exemple, le matériel) dont nous disposons encore, leur 
emplacement et ceux qui sont défectueux. C'est pourquoi vous recevez de 
temps à autre un e-mail vous demandant de confirmer que vous possédez 
toujours un matériel et que vous en avez toujours besoin. Il ne s'agit 
pas de méfiance, mais de remplir nos obligations de documentation (et 
également d'envoyer du matériel à d'autres personnes au cas où il ne 
serait plus nécessaire chez quelqu'un).

Bureaucratie contraignante

À propos du matériel, certains ont souligné notre réticence à expédier 
hors d'Europe. Cela est moins lié aux frais de port qu'aux douanes. Si 
nous commandons du matériel quelque part et que nous n'en avons plus 
besoin, il ne peut pas être simplement renvoyé à TDF à Berlin. Les 
formalités douanières interviendraient et des formulaires devraient être 
remplis, ce qui coûterait du temps et de l'argent, et nous n'avons pas 
encore trouvé de solution efficace. C'est particulièrement complexe pour 
un domaine douanier comptant très peu de membres actifs de la 
communauté, car le risque grandit de ne trouver personne d'autre à qui 
livrer dans le même domaine.

Un autre point soulevé concerne le désagrément ressenti concernant les 
documents de remboursement de voyage expédiés à Berlin. Ce n'est pas 
notre choix délibéré ; nous préférerions tout faire numériquement et 
éviter les envois. Cependant, pour des raisons fiscales, nous sommes 
tenus d'avoir un formulaire et des documents signés à portée de main, 
c'est pourquoi nous devons en informer la communauté.

De plus, nos marques doivent être renouvelées régulièrement, y compris 
avec une preuve d'usage. Si les formalités peuvent être prises en charge 
par des experts juridiques, TDF doit fournir des justificatifs pour ces 
derniers.

Heureusement, les choses sont parfois plus simples. Après un changement 
de fournisseur de carte de crédit, la vérification PCI DSS est devenue 
beaucoup plus simple. Nous en avons besoin pour accepter les dons par 
carte de crédit, alors qu'auparavant, il s'agissait d'un long formulaire 
nécessitant la documentation des paramètres de pare-feu et d'autres détails.

Il est parfois même impossible de simplement clôturer un compte bancaire 
ou un compte de cryptomonnaie.

Ce qui reste un mystère, cependant, ce sont les paiements bancaires vers 
l'étranger. Les frais sont élevés (environ 40 à 50 € par virement 
bancaire sont assez courants), parfois les paiements sont complètement 
impossibles. Pour d'autres paiements, nous devons documenter et 
expliquer à la banque les détails du paiement, en raison des règles de 
lutte contre le blanchiment d'argent, qui s'appliquent occasionnellement 
en raison de nos activités internationales, y compris dans des pays 
considérés par les banques comme « à haut risque » (c'est le terme que 
j'ai entendu dire). Donc, si votre remboursement prend un peu plus de 
temps, ce n'est peut-être pas dû à la lenteur de TDF, mais plutôt à la 
bureaucratie…

*Il y a toujours plus à faire.*

Je ne m'étendrai pas sur tous les défis que certaines réglementations 
européennes nous imposent, comme le RGPD, DORA et l'ARC, mais elles 
ajoutent également du travail.

*Différents pays, différentes habitudes*

L'une des idées reçues les plus fréquentes est que le système allemand 
est responsable de la complexité de la situation. Ne nous laissons pas 
prendre par cette idée fausse. Je ne dis pas que tout est parfait ici, 
mais je n'ai encore jamais vu de législation où tout soit parfait. 
Chaque pays a ses particularités. Tant que vous n'y êtes pas confronté, 
tout va bien, et peut-être qu'une législation est plus adaptée à votre 
domaine d'activité. Cela ne signifie pas pour autant que, de manière 
générale, certaines législations sont « meilleures » que d'autres. 
Concernant la langue, il est assez courant que chaque législation ait sa 
ou ses langues principales dans lesquelles la correspondance officielle 
doit être rédigée. Je doute que vous puissiez effectuer vos déclarations 
officielles au Royaume-Uni en français ou en italien, ou soumettre votre 
clôture annuelle pour la France en japonais. Ce n'est pas parce que 
certaines législations ont l'anglais comme langue principale, et parce 
qu'il constitue, le cas échéant, le dénominateur commun de notre 
communauté, qu'il faut présumer que c'est une langue que tout le monde 
maîtrise. Les difficultés linguistiques sont un problème auquel nous 
sommes confrontés dans chaque législation.

Même si nous ne sommes pas situés dans un pays en particulier, nous 
pouvons être concernés par certaines législations. Citons par exemple 
les réglementations sur la sécurité en ligne, les réglementations 
relatives aux organismes à but non lucratif dans d'autres pays ou les 
exigences en matière de déclarations fiscales pour recevoir des 
paiements de l'étranger.

Impact sur les personnes

Je ne suis de loin pas le seul concerné, obligé de prendre des mesures 
supplémentaires pour que tout cela fonctionne au sein d'une communauté 
internationale. Au cours de la dernière décennie, plusieurs d'entre nous 
ont vu leurs vacances ou leurs week-ends interrompus ou perturbés, pour 
gérer des tâches parfois urgentes, pressantes ou soumises à des délais 
serrés, ou des questions juridiques complexes. Pour tout imprévu et 
toute urgence, il n'y a généralement, comme indiqué ci-dessus, qu'un 
seul interlocuteur principal capable de gérer les détails, sans 
remplaçant. À long terme, cela n'a aucun effet positif sur les personnes 
qui ne peuvent jamais se déconnecter de leur travail. Il en va de même, 
bien sûr, pour tous les bénévoles du conseil d'administration et du 
comité des adhésions, pour qui la situation est encore plus pressante, 
car ils remplissent un rôle purement bénévole. Parfois, la multitude de 
tâches en parallèle, ainsi que les problèmes existants à résoudre, font 
que le travail stratégique arrive en retard, tout comme la 
représentation de TDF lors d'événements et ailleurs, ce qui est très 
insatisfaisant.

*Pourquoi j'écris tout cela*

Nous n'avons jamais vraiment partagé beaucoup de détails sur le 
fonctionnement de TDF. Des éléments sont disséminés sur le wiki et le 
forum, mais pas dans un aperçu (espérons-le) exhaustif. La communauté 
constate parfois que des choses ne se produisent pas, tardent à se 
produire ou n'ont pas la priorité espérée. Ce n'est pas une mauvaise 
intention. Des choses peuvent être oubliées, négligées ou passer entre 
les mailles du filet, mais cela est parfois simplement dû au fait que 
TDF est une organisation importante, qu'elle mène de nombreuses 
activités en parallèle et qu'elle est active à l'international. 
Contrairement à d'autres grandes organisations, elle s'efforce de 
maintenir un profil bas en matière d'administration, de ressources 
humaines, de services juridiques, de finances, etc.

*Ce que nous devons faire*

Nous pourrions bien sûr décider de ne pas investir dans des projets pour 
remplir notre mission et d'utiliser les fonds pour développer les 
aspects administratifs, mais cela n'apporterait rien de concret à la 
communauté et à nos objectifs statutaires. Bien que je n'aie pas de plan 
précis, j'imagine que nous pouvons agir pour améliorer presque 
immédiatement notre communauté :

Nous devons comprendre que certaines configurations sont une décision 
délibérée. Cependant, nous devons être conscients que cela a un coût 
important et ne tombe pas du ciel, et que cela peut prendre du temps sur 
d'autres tâches.

Nous devons nous soutenir mutuellement. Lorsque TDF vous demande 
d'envoyer une copie numérisée de tous vos justificatifs de voyage, puis 
de les expédier à notre adresse berlinoise, ce n'est pas pour vous 
contrarier ni pour retarder les choses. Lorsque nous vous demandons si 
vous possédez encore certains équipements, ce n'est pas par défiance, 
mais pour remplir nos obligations. Lorsque chacun s'investit un peu, 
cela permet de ne pas limiter la charge à certains.

Nous devons planifier correctement. Bien que je ne sois heureusement pas 
impliqué dans l'organisation de voyages ni dans les réservations 
d'hôtels, je suis conscient que la situation est tout aussi exigeante 
ici. TDF n'est pas une agence de voyages. Si les gens ne répondent pas à 
leurs projets de voyage, ou les modifient fréquemment ou à la dernière 
minute, cela représente beaucoup de travail et de charge pour TDF. Ici 
aussi, si chacun planifie correctement et s'investit un peu, nous 
pouvons accomplir beaucoup plus ensemble. D'ailleurs, TDF a essayé de 
collaborer avec plusieurs agences de voyages pour externaliser le 
problème, mais elles ont soit refusé d'emblée, soit proposé des offres 
trop onéreuses, soit ne répondant pas à nos besoins.

Les personnes qui assument un rôle au sein du conseil d'administration 
ou du comité des membres doivent savoir qu'elles se voient confier de 
nouvelles responsabilités, souvent dans des domaines totalement 
étrangers à leur engagement principal dans le projet. Être membre d'une 
instance dirigeante n'est pas une récompense pour votre travail au sein 
du projet ; cela implique de grandes responsabilités, et vous devez être 
prêt à les assumer.

Nous devons écouter ceux qui ont de l'expérience dans leur domaine et 
qui font ce travail depuis un certain temps. Poser des questions et 
adopter un point de vue différent est une bonne chose et peut même aider 
à aborder le projet sous un angle différent et avec un esprit neuf. En 
revanche, supposer que quelqu'un n'ayant jamais occupé un poste 
similaire connaîtrait tout mieux que nous est mal avisé.

Privilégiez d'abord les connaissances internes. Il est courant dans les 
grandes entreprises de faire appel à des consultants externes pour vous 
imposer des évidences. Cela entraîne des retards et des coûts 
supplémentaires, alors que le résultat aurait pu être obtenu bien plus 
facilement et à moindre coût. Malheureusement, nul n'est prophète en son 
pays, mais n'oublions pas que nous possédons de grandes compétences chez 
TDF. C'est nous tous qui avons bâti TDF, c'est nous tous qui avons créé 
l'un des projets libres et open source les plus importants, et c'est 
nous tous qui faisons fonctionner les choses au quotidien. S'il est 
tentant de s'appuyer sur des géants, n'oublions pas que, pour certaines 
choses, nous pouvons être nous-mêmes des géants et faire confiance à 
notre propre jugement.

Nous devons tolérer les erreurs. Il y a quelques années, j'ai vu 
plusieurs personnes quitter TDF après avoir été réprimandées pour une 
seule erreur. Une véritable « culture de l'erreur » est essentielle, car 
c'est seulement en faisant des erreurs que nous pouvons apprendre, 
grandir et évoluer.

J'ai quelques idées d'amélioration et de changements à apporter, que je 
partagerai ultérieurement dans un autre message.

*À propos de moi*

Pour ceux qui se demandent pourquoi j'écris tout cela et quel est mon 
parcours, permettez-moi de partager quelques informations me concernant :

J'ai débuté mon parcours comme bénévole chez OpenOffice.org en 2004, au 
sein du projet marketing allemand. Trois ans plus tard, j'ai été nommé 
co-responsable du projet marketing international. En 2010, j'ai eu 
l'honneur d'en être le responsable, succédant à mon mentor John 
McCreesh, malheureusement décédé en 2016. J'ai beaucoup appris de 
beaucoup d'entre vous pendant cette période, et j'ai rencontré beaucoup 
d'entre vous pour la première fois à cette époque, et je garde 
précieusement toutes ces expériences.

En Allemagne, nous avons créé une association à but non lucratif en 
2005, appelée OpenOffice.org Deutschland e.V., plus tard Freies Office 
Deutschland e.V., où j'ai d'abord été coordinateur du travail jeunesse, 
puis membre du conseil d'administration, puis du conseil consultatif. 
Cette association est la fondatrice légale de The Document Foundation.

Avec notre conseiller juridique Mike Schinagl, j'ai piloté le processus 
juridique et rédigé les statuts de notre fondation. De 2012 à 2014, j'ai 
été le premier président du conseil d'administration de TDF, et depuis 
le 1er mars 2014, j'en suis le directeur exécutif. Auparavant, j'ai 
travaillé comme journaliste indépendant, consultant en stratégies open 
source et administrateur système, et j'ai une formation en droit.

J'ai vu TDF grandir et se développer depuis ses débuts, où ce n'était 
qu'une simple idée, jusqu'à ce qu'elle est aujourd'hui.

J'espère que ce message vous éclairera sur le fonctionnement de TDF, 
afin que nous puissions discuter des améliorations à apporter.

Florian
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N'hésitez pas si vous avez des questions
À bientôt
Sophie

--
Sophie Gautier sophi@libreoffice.org
GSM: +33683901545
IRC: soph
Foundation coordinator
The Document Foundation


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