Salut Sophie,
je pense que ça mériterait amplement une dépêche sur LinuxFr.
Si tu ne veux pas t'y coller est-ce que tu m'autorises à le faire en
vous créditant tous les deux ? En corrigeant d'éventuelles maladresses
de traduction ou des fautes au besoin (je n'en ai pas trouvé après une
lecture rapide cela dit).
Le 28/08/2025 à 12:53, sophi a écrit :
Bonjour à tous,
Je vous traduis un (long long) post de Florian qui explique les
coulisses du fonctionnement de TDF. Il en a posté d'autres qui sont
plus sur le côté procédures administratives particulières, mais
celui-ci porte plus sur la partie fonctionnement international de la
fondation.
Post original:
https://community.documentfoundation.org/t/a-look-behind-some-administrative-scenes-at-tdf/13191
Traduction aidée par DeepL
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*Un regard dans les coulisses administratives de TDF*
Bonjour,
Afin de mieux comprendre le fonctionnement de TDF et d'offrir plus de
transparence et d'informations à la communauté, j'aimerais vous faire
découvrir les coulisses de TDF et partager avec vous des informations
complémentaires sur la fondation.
J'ai déjà commencé à partager des informations et des détails sur des
tâches administratives spécifiques, et je continuerai à y publier
d'autres articles au fil du temps.
Ce texte décrit le fonctionnement actuel de TDF, notre structure, afin
de vous aider à comprendre pourquoi et comment certaines choses
fonctionnent (ou ne fonctionnent pas). Bien sûr, il s'agit du statu
quo. J'ai quelques idées de changements et d'améliorations pour
l'avenir, que je partagerai ultérieurement dans un message séparé.
Le défi consiste à trouver un équilibre entre l'amélioration de la
structure générale de TDF, la réalisation de notre mission et la
résolution des problèmes du passé. Si nous passons tout notre temps à
améliorer notre structure, nous ne remplirons pas notre mission et ne
réglerons pas les problèmes du passé. Et si nous ne trouvons pas le
temps de nous attaquer aux problèmes difficiles du passé, cela
pourrait également nous nuire.
*Une fondation virtuelle*
The Document Foundation est l'une des organisations libres et open
source les plus importantes, et LibreOffice est l'un des projets de
logiciels libres les plus reconnus.
On pense souvent que nous disposons de bureaux, d'infrastructures
administratives, de salles de réunion et d'un espace de coworking
quelque part à Berlin. Certains cherchent même notre siège social,
mais ne trouvent aucun de nous. :wink:
L'organisation de la TDF est différente. Les employés travaillent à
domicile, d'autres dans des bureaux partagés. Il n'y a pas d'espace
physique partagé, tout est connecté virtuellement. C'est un choix
délibéré, car notre équipe internationale est répartie dans de
nombreux pays, où un seul bureau serait peu pertinent.
L'inconvénient est l'absence d'infrastructure centralisée, comme le
stockage des ressources et des supports marketing. Nous travaillons
avec des prestataires de services et des particuliers, mais cela
ajoute certainement une couche de complexité, car tout le monde n'a
pas l'espace nécessaire chez lui pour stocker des documents TDF
volumineux au sous-sol, et la location de stockage externe est
également difficile dans de nombreuses petites villes.
C'est pourquoi, par exemple, nous vous demandons d'envoyer les
documents originaux, comme les justificatifs de voyage, directement à
notre adresse berlinoise plutôt que de nous les remettre en main
propre lors d'événements ou de conférences. Il n'existe pas de
stockage centralisé à proximité des membres de l'équipe.
*Une équipe internationale*
Notre équipe, composée actuellement de 15 personnes (et nous en
recrutons actuellement deux !), est répartie dans le monde entier, sur
différents pays, continents et fuseaux horaires. Si, par coïncidence,
nous comptons plusieurs personnes à Munich ou dans ses environs, nous
avons également des collègues en Espagne, au Mexique, au Canada, en
France, au Brésil, en Italie, en Suède et en Finlande. D'autres
organisations ne recrutent souvent que dans des bureaux physiques, ce
qui, dans le cas de TDF, impliquerait de recruter uniquement en
Allemagne. Depuis longtemps déjà, TDF a choisi de travailler avec des
collaborateurs du monde entier. C'est pourquoi un espace de bureau
classique est peu pertinent, car il ne serait accessible qu'à un
nombre restreint de personnes et inaccessible à d'autres.
Cela donne du sens à TDF, car nous pouvons recruter des talents dans
le monde entier, mais cela implique des frais administratifs
importants sur le plan juridique, ainsi que des réglementations
différentes (comme les vacances, les jours fériés ou les congés
maladie) selon les pays, sans parler des fuseaux horaires ou des
confirmations A1 que j'ai évoquées récemment.
De plus, il est déjà très difficile d'effectuer des recherches de
rémunération approfondies dans un seul pays. J'ai vu des fourchettes
de rémunération allant de 20 000 € à 80 000 € par an pour un poste
spécifique, ce qui n'est pas très utile pour déterminer une
rémunération équitable. À l'échelle internationale, entre pays et
continents, la tâche est encore plus exigeante, notamment en raison de
la nécessité de documenter les informations pour un contrôle
rigoureux. Cela explique pourquoi les recrutements prennent parfois
plus de temps, car nous devons également effectuer nos vérifications
préalables.
L'internationalité de TDF implique également que les tâches
administratives telles que la comptabilité mensuelle (traduction des
grands livres), notre rapport annuel (traduction de l'anglais vers
l'allemand pour le dépôt officiel) et le budget officiel (traduction
du budget en allemand par le comptable pour le dépôt officiel, mais
traduction en anglais pour le vote) sont effectuées en deux langues en
parallèle, ce qui représente également une charge de travail
importante. Je ne connais pas d'autres organisations qui traduisent
tous les documents autant que TDF. Nous nous efforçons d'établir une
norme rigoureuse, mais cela a un coût.
*Couverture de nombreux domaines*
En matière de rôles, TDF se distingue également de nombreuses autres
organisations. Ailleurs, les rôles se chevauchent souvent, voire sont
assurés par plusieurs personnes, tandis que TDF a choisi de couvrir un
maximum de domaines afin d'optimiser sa mission. Les membres de
l'équipe peuvent se substituer à d'autres en cas de congés ou de
maladie, mais il est rare qu'une personne effectue pleinement le même
travail qu'une autre, ce qui complique la tâche.
Par exemple, toute tâche administrative importante (comme la signature
de nouveaux contrats) est probablement bloquée jusqu'à ma
disponibilité. Autre exemple : tout déploiement d'infrastructure plus
important est probablement bloqué en fonction des disponibilités de
Guilhem ; pour ne citer que deux exemples. Il en va de même pour les
déclarations de TVA, du moins par le passé, les déclarations AWV Z4
des banques fédérales, et bien d'autres encore.
Si cela permet à TDF de couvrir davantage de zones, cela représente un
coût personnel : certains collaborateurs travaillent parfois pendant
les vacances ou les week-ends, ou, dans le cas des infrastructures, de
nuit ou les jours fériés, afin de minimiser l'impact.
Nous avons des délais fixes à respecter malgré les vacances, les
absences ou les congés maladie. Prenons l'exemple des devises
multiples : pour accepter des dons dans le monde entier, le dernier
jour du mois, nous devons nous assurer qu'il ne reste aucun solde en
devise étrangère sur PayPal. Bien que la situation se soit nettement
améliorée par rapport au passé, où il y avait des soldes, nous devons
toujours effectuer des vérifications régulières, notamment
l'après-midi du 31 décembre, lorsque la plupart des participants se
rendent déjà aux festivités du Nouvel An.
*Retour en arrière*
Jusqu'à il y a quelques années, la réduction des coûts administratifs
était poussée à l'extrême. Les membres de l'équipe payaient de leur
poche de nombreuses choses, y compris leurs équipements de travail
essentiels comme les ordinateurs portables, les téléphones portables
et autres. De plus, pour réduire les coûts, les membres de l'équipe
TDF utilisaient généralement les transports en commun les plus
abordables, même si cela impliquait de longues attentes nocturnes pour
les correspondances, ou parfois de parcourir quelques kilomètres à
pied pour rentrer chez eux afin d'éviter des transports plus coûteux.
Si ce phénomène est désormais révolu, il a affecté plusieurs employés
et bénévoles pendant plus de cinq ans, limitant considérablement notre
croissance et notre impact.
*Pas d'assouplissement des exigences*
On pourrait penser qu'en tant qu'association à but non lucratif, les
exigences administratives sont assouplies. C'est faux : TDF est
soumise (au moins) aux mêmes contrôles et doit satisfaire aux mêmes
exigences (voire plus) que toute organisation commerciale : droit du
travail, droit de la concurrence, déclarations fiscales et de TVA,
sécurité sociale, et bien d'autres. Être une organisation à but non
lucratif ne présente aucun avantage, si ce n'est l'aspect financier,
c'est-à-dire l'exonération d'impôts sur les dons. Nous sommes soumis
aux mêmes autorités que toute autre entreprise : règles,
réglementations et obligations déclaratives.
*Le plaisir des déclarations*
Par exemple, le changement biannuel et régulier du conseil
d'administration engendre une charge administrative importante. De
nombreuses déclarations doivent être effectuées et plusieurs sites web
doivent être mis à jour, ce qui peut facilement représenter un temps
considérable de travail administratif. Par exemple, les marques
déposées sont soumises au droit de la concurrence et doivent donc être
tenues à jour. Pire encore, un changement d'adresse est possible : TDF
a actuellement (nous suivons la situation) son adresse enregistrée à
environ 126 (cent vingt-six) adresses. L'un des plus pénibles
problèmes concerne toute modification des comptes bancaires : nous
avons besoin de numéros d'identification fiscale, de copies de
passeport (dont certaines sont rejetées car impossibles à vérifier
dans les systèmes de sécurité) et de plusieurs signatures papier, ce
qui représente également une charge de travail considérable.
De plus, toute modification de la composition du conseil
d'administration nécessite une mise à jour du registre de transparence.
Bien que nous parvenions à déclarer de nombreuses informations par
voie numérique, cela peut engendrer une charge de travail importante.
Nos déclarations d'adhésion trimestrielles nécessitent la signature du
président du comité de gestion et du directeur général sur le même
document (numérique), ce qui ajoute des allers-retours. Et pour
certains documents, même cela ne suffit pas, car la signature du
conseil d'administration est obligatoire.
*Exigences strictes*
Une autre échéance cruciale est la déclaration de notre réserve de
trésorerie actuelle auprès de l'assurance responsabilité civile. Dès
que le seuil est atteint, TDF doit déclarer le montant actualisé, ce
qui nécessite un suivi régulier et rigoureux.
Le non-respect de cette échéance peut ne pas poser de problème
immédiatement, mais peut s'avérer néfaste pour TDF lors d'un audit. Le
paiement des per diem est un classique, et c'est pourquoi je suis
personnellement réticent à ce sujet. Nous devons évaluer le pays de
départ et d'arrivée des voyageurs, les repas pris en charge par TDF
(par exemple, le petit-déjeuner et la restauration), les documenter et
effectuer les calculs correctement. Tout manquement à cette obligation
peut entraîner des problèmes ultérieurs, et les frais administratifs
sont considérables.
*La documentation est essentielle*
La publication des procès-verbaux et des décisions est un autre
domaine qui demande beaucoup de travail. D'un côté, il faut prendre
des notes et les rédiger dans des procès-verbaux lisibles, de l'autre,
caviarder des informations sensibles, une tâche ardue. Je suis heureux
que nous ayons amélioré la publication de ces documents, mais cela
reste une tâche chronophage, même sans tenir compte des éventuelles
traductions.
Une autre tâche de TDF est la documentation des actifs. Chaque année,
lors de notre clôture annuelle, nous devons répertorier précisément
les actifs (par exemple, le matériel) dont nous disposons encore, leur
emplacement et ceux qui sont défectueux. C'est pourquoi vous recevez
de temps à autre un e-mail vous demandant de confirmer que vous
possédez toujours un matériel et que vous en avez toujours besoin. Il
ne s'agit pas de méfiance, mais de remplir nos obligations de
documentation (et également d'envoyer du matériel à d'autres personnes
au cas où il ne serait plus nécessaire chez quelqu'un).
Bureaucratie contraignante
À propos du matériel, certains ont souligné notre réticence à expédier
hors d'Europe. Cela est moins lié aux frais de port qu'aux douanes. Si
nous commandons du matériel quelque part et que nous n'en avons plus
besoin, il ne peut pas être simplement renvoyé à TDF à Berlin. Les
formalités douanières interviendraient et des formulaires devraient
être remplis, ce qui coûterait du temps et de l'argent, et nous
n'avons pas encore trouvé de solution efficace. C'est particulièrement
complexe pour un domaine douanier comptant très peu de membres actifs
de la communauté, car le risque grandit de ne trouver personne d'autre
à qui livrer dans le même domaine.
Un autre point soulevé concerne le désagrément ressenti concernant les
documents de remboursement de voyage expédiés à Berlin. Ce n'est pas
notre choix délibéré ; nous préférerions tout faire numériquement et
éviter les envois. Cependant, pour des raisons fiscales, nous sommes
tenus d'avoir un formulaire et des documents signés à portée de main,
c'est pourquoi nous devons en informer la communauté.
De plus, nos marques doivent être renouvelées régulièrement, y compris
avec une preuve d'usage. Si les formalités peuvent être prises en
charge par des experts juridiques, TDF doit fournir des justificatifs
pour ces derniers.
Heureusement, les choses sont parfois plus simples. Après un
changement de fournisseur de carte de crédit, la vérification PCI DSS
est devenue beaucoup plus simple. Nous en avons besoin pour accepter
les dons par carte de crédit, alors qu'auparavant, il s'agissait d'un
long formulaire nécessitant la documentation des paramètres de
pare-feu et d'autres détails.
Il est parfois même impossible de simplement clôturer un compte
bancaire ou un compte de cryptomonnaie.
Ce qui reste un mystère, cependant, ce sont les paiements bancaires
vers l'étranger. Les frais sont élevés (environ 40 à 50 € par virement
bancaire sont assez courants), parfois les paiements sont complètement
impossibles. Pour d'autres paiements, nous devons documenter et
expliquer à la banque les détails du paiement, en raison des règles de
lutte contre le blanchiment d'argent, qui s'appliquent
occasionnellement en raison de nos activités internationales, y
compris dans des pays considérés par les banques comme « à haut risque
» (c'est le terme que j'ai entendu dire). Donc, si votre remboursement
prend un peu plus de temps, ce n'est peut-être pas dû à la lenteur de
TDF, mais plutôt à la bureaucratie…
*Il y a toujours plus à faire.*
Je ne m'étendrai pas sur tous les défis que certaines réglementations
européennes nous imposent, comme le RGPD, DORA et l'ARC, mais elles
ajoutent également du travail.
*Différents pays, différentes habitudes*
L'une des idées reçues les plus fréquentes est que le système allemand
est responsable de la complexité de la situation. Ne nous laissons pas
prendre par cette idée fausse. Je ne dis pas que tout est parfait ici,
mais je n'ai encore jamais vu de législation où tout soit parfait.
Chaque pays a ses particularités. Tant que vous n'y êtes pas
confronté, tout va bien, et peut-être qu'une législation est plus
adaptée à votre domaine d'activité. Cela ne signifie pas pour autant
que, de manière générale, certaines législations sont « meilleures »
que d'autres. Concernant la langue, il est assez courant que chaque
législation ait sa ou ses langues principales dans lesquelles la
correspondance officielle doit être rédigée. Je doute que vous
puissiez effectuer vos déclarations officielles au Royaume-Uni en
français ou en italien, ou soumettre votre clôture annuelle pour la
France en japonais. Ce n'est pas parce que certaines législations ont
l'anglais comme langue principale, et parce qu'il constitue, le cas
échéant, le dénominateur commun de notre communauté, qu'il faut
présumer que c'est une langue que tout le monde maîtrise. Les
difficultés linguistiques sont un problème auquel nous sommes
confrontés dans chaque législation.
Même si nous ne sommes pas situés dans un pays en particulier, nous
pouvons être concernés par certaines législations. Citons par exemple
les réglementations sur la sécurité en ligne, les réglementations
relatives aux organismes à but non lucratif dans d'autres pays ou les
exigences en matière de déclarations fiscales pour recevoir des
paiements de l'étranger.
Impact sur les personnes
Je ne suis de loin pas le seul concerné, obligé de prendre des mesures
supplémentaires pour que tout cela fonctionne au sein d'une communauté
internationale. Au cours de la dernière décennie, plusieurs d'entre
nous ont vu leurs vacances ou leurs week-ends interrompus ou
perturbés, pour gérer des tâches parfois urgentes, pressantes ou
soumises à des délais serrés, ou des questions juridiques complexes.
Pour tout imprévu et toute urgence, il n'y a généralement, comme
indiqué ci-dessus, qu'un seul interlocuteur principal capable de gérer
les détails, sans remplaçant. À long terme, cela n'a aucun effet
positif sur les personnes qui ne peuvent jamais se déconnecter de leur
travail. Il en va de même, bien sûr, pour tous les bénévoles du
conseil d'administration et du comité des adhésions, pour qui la
situation est encore plus pressante, car ils remplissent un rôle
purement bénévole. Parfois, la multitude de tâches en parallèle, ainsi
que les problèmes existants à résoudre, font que le travail
stratégique arrive en retard, tout comme la représentation de TDF lors
d'événements et ailleurs, ce qui est très insatisfaisant.
*Pourquoi j'écris tout cela*
Nous n'avons jamais vraiment partagé beaucoup de détails sur le
fonctionnement de TDF. Des éléments sont disséminés sur le wiki et le
forum, mais pas dans un aperçu (espérons-le) exhaustif. La communauté
constate parfois que des choses ne se produisent pas, tardent à se
produire ou n'ont pas la priorité espérée. Ce n'est pas une mauvaise
intention. Des choses peuvent être oubliées, négligées ou passer entre
les mailles du filet, mais cela est parfois simplement dû au fait que
TDF est une organisation importante, qu'elle mène de nombreuses
activités en parallèle et qu'elle est active à l'international.
Contrairement à d'autres grandes organisations, elle s'efforce de
maintenir un profil bas en matière d'administration, de ressources
humaines, de services juridiques, de finances, etc.
*Ce que nous devons faire*
Nous pourrions bien sûr décider de ne pas investir dans des projets
pour remplir notre mission et d'utiliser les fonds pour développer les
aspects administratifs, mais cela n'apporterait rien de concret à la
communauté et à nos objectifs statutaires. Bien que je n'aie pas de
plan précis, j'imagine que nous pouvons agir pour améliorer presque
immédiatement notre communauté :
Nous devons comprendre que certaines configurations sont une décision
délibérée. Cependant, nous devons être conscients que cela a un coût
important et ne tombe pas du ciel, et que cela peut prendre du temps
sur d'autres tâches.
Nous devons nous soutenir mutuellement. Lorsque TDF vous demande
d'envoyer une copie numérisée de tous vos justificatifs de voyage,
puis de les expédier à notre adresse berlinoise, ce n'est pas pour
vous contrarier ni pour retarder les choses. Lorsque nous vous
demandons si vous possédez encore certains équipements, ce n'est pas
par défiance, mais pour remplir nos obligations. Lorsque chacun
s'investit un peu, cela permet de ne pas limiter la charge à certains.
Nous devons planifier correctement. Bien que je ne sois heureusement
pas impliqué dans l'organisation de voyages ni dans les réservations
d'hôtels, je suis conscient que la situation est tout aussi exigeante
ici. TDF n'est pas une agence de voyages. Si les gens ne répondent pas
à leurs projets de voyage, ou les modifient fréquemment ou à la
dernière minute, cela représente beaucoup de travail et de charge pour
TDF. Ici aussi, si chacun planifie correctement et s'investit un peu,
nous pouvons accomplir beaucoup plus ensemble. D'ailleurs, TDF a
essayé de collaborer avec plusieurs agences de voyages pour
externaliser le problème, mais elles ont soit refusé d'emblée, soit
proposé des offres trop onéreuses, soit ne répondant pas à nos besoins.
Les personnes qui assument un rôle au sein du conseil d'administration
ou du comité des membres doivent savoir qu'elles se voient confier de
nouvelles responsabilités, souvent dans des domaines totalement
étrangers à leur engagement principal dans le projet. Être membre
d'une instance dirigeante n'est pas une récompense pour votre travail
au sein du projet ; cela implique de grandes responsabilités, et vous
devez être prêt à les assumer.
Nous devons écouter ceux qui ont de l'expérience dans leur domaine et
qui font ce travail depuis un certain temps. Poser des questions et
adopter un point de vue différent est une bonne chose et peut même
aider à aborder le projet sous un angle différent et avec un esprit
neuf. En revanche, supposer que quelqu'un n'ayant jamais occupé un
poste similaire connaîtrait tout mieux que nous est mal avisé.
Privilégiez d'abord les connaissances internes. Il est courant dans
les grandes entreprises de faire appel à des consultants externes pour
vous imposer des évidences. Cela entraîne des retards et des coûts
supplémentaires, alors que le résultat aurait pu être obtenu bien plus
facilement et à moindre coût. Malheureusement, nul n'est prophète en
son pays, mais n'oublions pas que nous possédons de grandes
compétences chez TDF. C'est nous tous qui avons bâti TDF, c'est nous
tous qui avons créé l'un des projets libres et open source les plus
importants, et c'est nous tous qui faisons fonctionner les choses au
quotidien. S'il est tentant de s'appuyer sur des géants, n'oublions
pas que, pour certaines choses, nous pouvons être nous-mêmes des
géants et faire confiance à notre propre jugement.
Nous devons tolérer les erreurs. Il y a quelques années, j'ai vu
plusieurs personnes quitter TDF après avoir été réprimandées pour une
seule erreur. Une véritable « culture de l'erreur » est essentielle,
car c'est seulement en faisant des erreurs que nous pouvons apprendre,
grandir et évoluer.
J'ai quelques idées d'amélioration et de changements à apporter, que
je partagerai ultérieurement dans un autre message.
*À propos de moi*
Pour ceux qui se demandent pourquoi j'écris tout cela et quel est mon
parcours, permettez-moi de partager quelques informations me concernant :
J'ai débuté mon parcours comme bénévole chez OpenOffice.org en 2004,
au sein du projet marketing allemand. Trois ans plus tard, j'ai été
nommé co-responsable du projet marketing international. En 2010, j'ai
eu l'honneur d'en être le responsable, succédant à mon mentor John
McCreesh, malheureusement décédé en 2016. J'ai beaucoup appris de
beaucoup d'entre vous pendant cette période, et j'ai rencontré
beaucoup d'entre vous pour la première fois à cette époque, et je
garde précieusement toutes ces expériences.
En Allemagne, nous avons créé une association à but non lucratif en
2005, appelée OpenOffice.org Deutschland e.V., plus tard Freies Office
Deutschland e.V., où j'ai d'abord été coordinateur du travail
jeunesse, puis membre du conseil d'administration, puis du conseil
consultatif. Cette association est la fondatrice légale de The
Document Foundation.
Avec notre conseiller juridique Mike Schinagl, j'ai piloté le
processus juridique et rédigé les statuts de notre fondation. De 2012
à 2014, j'ai été le premier président du conseil d'administration de
TDF, et depuis le 1er mars 2014, j'en suis le directeur exécutif.
Auparavant, j'ai travaillé comme journaliste indépendant, consultant
en stratégies open source et administrateur système, et j'ai une
formation en droit.
J'ai vu TDF grandir et se développer depuis ses débuts, où ce n'était
qu'une simple idée, jusqu'à ce qu'elle est aujourd'hui.
J'espère que ce message vous éclairera sur le fonctionnement de TDF,
afin que nous puissions discuter des améliorations à apporter.
Florian
--------------------------------------------------------
N'hésitez pas si vous avez des questions
À bientôt
Sophie
--
Ysabeau
« Tak ne veut pas quʼon pense à lui, il veut quʼon pense », Terry Pratchett, Déraillé.
--
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