Bonjour,
Je vous ai fait une traduction rapide (via DeepL) du poste de Florian qui détaille certaines
parties de la gestion administrative de la fondation.
Le post original est ici:
https://community.documentfoundation.org/t/the-administration-of-a-nonprofit-organisation/13263
*La gestion d'une organisation à but non lucratif*
Bonjour tout le monde,
J'ai récemment publié un article sur la situation administrative de TDF [1]. Après avoir discuté
avec quelques membres de la communauté lors de la conférence LibreOffice à Budapest, je voudrais
vous donner quelques infos supplémentaires.
En gros, mon article précédent disait que l'administration de TDF ne marche que parce que quelques
personnes s'investissent vraiment.
Le 25 juillet, j'ai publié sur la liste de diffusion interne de TDF plus de détails à l'intention
de nos membres, qui traitent de la situation actuelle à TDF et des raisons qui l'expliquent. Je
recommande aux membres parmi vous de lire également cet article afin de mieux comprendre la
situation dans son ensemble.
[1]https://community.documentfoundation.org/t/a-look-behind-some-administrative-scenes-at-tdf/13191
*Une administration allégée*
TDF dispose de très peu de personnel administratif par rapport à sa taille. Lors de notre réunion
d'équipe à Budapest, Jonathan a dit que TDF, en tant qu'organisation, ne se composait pas
seulement de 15 employés, mais en fait de toute la communauté, ce qui en fait une organisation de
taille moyenne. Donc, quand on regarde nos structures, on ne devrait pas se concentrer uniquement
sur les 15 personnes, mais plutôt sur la situation dans son ensemble. Cette remarque résonne
encore à mes oreilles, car elle est tout à fait pertinente.
Au sein de l'équipe, il y a eu des périodes où celle-ci s'est augmentée de cinq personnes en moins
de six mois, ce qui est un défi en soi.
*Les retombées de la conférence*
Notre conférence annuelle LibreOffice est un exemple du travail administratif.
Je suis rentré chez moi avec une pile de documents et de reçus. Certains étaient des factures de
la conférence qui ont dû être payées de manière inattendue avec une carte de crédit TDF à
Budapest, comme le dîner communautaire et le hackfest. Heureusement, Sophie était encore joignable
tard dans la soirée pour vérifier les montants et les détails, ce qui nous a permis de nous
assurer que tout était en ordre. On a aussi reçu toute une série de reçus de remboursement de
frais de voyage, qui nous ont été remis en mains propres.
On a besoin de ces documents à temps, car la comptabilité de septembre est traitée début octobre
et TDF doit soumettre sa déclaration mensuelle de TVA au plus tard le 10 novembre, déclaration
pour laquelle ces factures sont nécessaires. Certains services fournis sur place, comme les nuits
d'hôtel ou les salles de réunion, ne sont pas soumis à la procédure d'autoliquidation [2],
d'autres le sont, c'est donc super important pour une déclaration correcte.
Si TDF ne soumettait pas les documents correctement et à temps, les délais futurs seraient
raccourcis d'un mois entier, c'est pourquoi nous avons tout intérêt à gérer les choses
correctement.
Après la conférence, il restait encore quelques factures en suspens, je ne suis pas sûr que toutes
aient été reçues entre-temps. Au final, on prévoit de publier une liste détaillée, comme on l'a
fait pour 2024 et 2023 [3].
J'avais environ 25 pages à scanner, archiver et classer dans les bons dossiers (virtuels) pour la
comptabilité. En plus, on doit bien sûr réclamer les factures manquantes, y compris tous les reçus
originaux sur papier. Le comptable doit aussi savoir de quoi il s'agit pour que tout soit bien
documenté et enregistré.
Au final, j'ai scanné tous les documents moi-même, car les envoyer à quelqu'un d'autre aurait pris
autant de temps. Maintenant, il faut stocker physiquement les documents. À l'avenir, on va
vraiment devoir changer et optimiser tout ce processus. C'est trop de boulot pour moi de m'en
occuper en plus. Je vais discuter avec Sophie et Stephan pour voir comment on peut améliorer notre
processus, mais au final, c'est à la communauté de décider si on veut utiliser l'argent des
donateurs pour embaucher quelqu'un qui s'occupe de ces tâches administratives ou si on demande aux
membres de la communauté de nous aider un peu en préparant leurs documents correctement.
Certains participants ont juste « balancé » leurs reçus et nous ont demandé de trouver quoi et
comment payer – mais ça ne marche pas comme ça. Dans aucune autre organisation, on ne balance pas
simplement ses reçus sur la table et on demande à quelqu'un d'autre de faire le boulot. En
général, il faut suivre un processus – plus l'entreprise est grande, plus le processus est strict.
Ce n'est pas une critique envers les organisateurs de la conférence ni envers les personnes qui
m'ont remis leurs demandes de remboursement de frais de déplacement. Mon but est d'expliquer
pourquoi trop de ces « petites choses » deviennent un gros défi, surtout vu le nombre de choses
qui se passent en même temps.
Enfin, on a récemment reçu des demandes de remboursement de frais de déplacement pour un événement
qui a eu lieu il y a plus d'un an et demi, ce qui ajoute une difficulté supplémentaire. Est-ce que
ça a un impact sur le budget ? Quels frais on a pris en charge pour les autres participants ? La
personne a-t-elle participé à l'événement ? Toutes ces questions doivent être clarifiées avant le
paiement afin d'éviter des problèmes ultérieurs.
[2] https://en.wikipedia.org/wiki/European_Union_value_added_tax
[3]
https://community.documentfoundation.org/t/libreoffice-conference-2024-expenses-and-sponsorship-income/13138
*Le conseil d'administration en tant que représentant légal*
Comme dans beaucoup d'autres organisations, le conseil d'administration de la TDF est le
représentant légal de l'organisation. Il est responsable, a différentes obligations, doit
enregistrer ses données auprès des autorités et des banques, remplir des déclarations fiscales [4]
et des contrôles de sécurité sociale [5] et parfois signer d'autres documents [6]. Même si des
procurations peuvent être données pour certaines tâches, c'est finalement le conseil
d'administration qui représente légalement notre fondation et qui est responsable de tout.
[4]<https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-2022-and-2023-corporate-and-nonprofit-tax-declarations-approve-2023
-vat-declaration/13013>
[5]https://community.documentfoundation.org/t/previous-decision-authorize-thorsten-and-any-other-board-member-to-sign-social-security-audit-2024-questionnaire/12767
[6]<https://community.
documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-code-signing-certificate-power-of-attorney/12985>
*Accomplissement des tâches de la TDF*
Les statuts https://www.documentfoundation.org/statutes/ imposent au conseil d'administration
certaines obligations explicites, à savoir : la gestion du patrimoine de la fondation,
l'utilisation des fonds de la fondation, l'établissement d'un budget, la tenue régulière de la
comptabilité et la collecte des pièces justificatives, l'établissement des comptes annuels et du
rapport d'activité.
Au début, quand la fondation était encore petite, le conseil d'administration s'occupait lui-même
de beaucoup de ces tâches, y compris la comptabilité, mais depuis 13 ans et demi que TDF [7]
existe, le conseil d'administration a surtout des employés et des consultants externes qui
l'aident à faire son boulot, comme par exemple :
+ Enregistrement et gestion des marques
+ Remboursement des frais de déplacement
https://wiki.documentfoundation.org/TDF/Policies/Refunding
+ Rédaction et publication des procès-verbaux des réunions
https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/minutes
+ Conception et synthèse des votes
https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/decision
+ Préparer, traduire et soumettre le budget en allemand et en anglais
+ Préparer, traduire et soumettre les comptes annuels en allemand et en anglais
https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-2024-closing-ledgers/13134
+ Faire, traduire https://www.documentfoundation.org/financials-and-reports/ et envoyer
https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-annual-activity-report-2024/13132 le
rapport annuel d'activité en allemand et en anglais
+ Vérification des déclarations mensuelles et annuelles de TVA préparées par le comptable,
ainsi que de la « déclaration récapitulative » trimestrielle
https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-vat-filing-2024/13133
+ Préparation des déclarations AWV Z4 <https://community.
documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-federal-bank-awv-z4-filings/13150>
+ Préparation des contrôles réguliers de la sécurité sociale
https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-artist-social-security-ksk/13151
+ Demande d'attestations A1
https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-a1-confirmations/13147
+ Comptabilité mensuelle et traduction des feuilles de compte de l'allemand vers l'anglais
https://wiki.documentfoundation.org/TDF/Ledgers
+ Rédaction de contrats et de propositions salariales pour différents pays et continents, y
compris traductions en anglais si nécessaire
https://community.documentfoundation.org/t/vote-automatically-adjust-tdf-staff-compensation-for-inflation/13190
+ Rédaction de reçus fiscaux officiels pour nos donateurs qui en font la demande, en allemand
et en anglais
+ Préparation de formulaires
https://community.documentfoundation.org/t/vote-authorize-florian-to-accept-new-tos-for-volksbank-pur-formerly-volksbank-pforzheim/13141
pour les banques et les virements, ce qui implique parfois des démarches juridiques
<https://community.
documentfoundation.org/t/decision-mandate-redacted-name-of-lawyer-or-law-firm-wrt-redacted-name-of-bank-authorize-florian-to-sign-the-mandate/12940>
+ Exécution des contrats après approbation par le conseil d'administration
https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-eclipse-membership-agreement-on-behalf-of-tdf/12127
+ la correspondance avec les autorités de surveillance
https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-letter-to-berlin-authorities-authorize-florian-to-send/12946
+ Certaines tâches administratives
https://community.documentfoundation.org/t/decision-remove-former-board-members-access-from-bank-accounts/12948
+ Gestion des réglementations d'autres pays qui pourraient nous concerner
https://community.documentfoundation.org/t/compliance-with-uk-charities-act/13047
+ les fiches de paie
+ la mise à jour du registre de transparence
https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/geldwaesche/transparenzregister/transparenzregister-1113786.en.php
+ le traitement des demandes et mises à jour d'assurance
+ « Prise en charge » en cas d'urgence dans des situations imprévues, y compris la signature
d'un contrat urgent le jour de la Saint-Sylvestre
[7]https://blog.documentfoundation.org/blog/2012/02/01/berlin/TDF
*Trop de travail pour trop peu de personnes*
Cette liste n'est pas exhaustive, elle ne donne que quelques exemples, mais en réalité, elle est
beaucoup plus longue. Tout ce que vous voyez ci-dessus est essentiellement préparé pour le conseil
d'administration par 2,5 personnes (qui ne sont pas toutes à temps plein) et, lorsqu'il s'agit de
tâches en allemand, qui sont nombreuses, encore moins de personnes y travaillent.
Certaines de ces personnes doivent aussi régulièrement traiter des questions juridiques complexes,
comme un problème fiscal qui a duré plus d'un an [8] en 2018, qui a finalement permis à TDF
d'économiser environ 100 000 € de dommages, ou une affaire de marque compliquée en 2017, qui a
mobilisé des ressources pendant des mois. Bien sûr, on a des avocats et des conseillers fiscaux
pour nous aider, mais ça demande quand même beaucoup de préparation et de travail de notre part.
Tout ce qui est urgent est probablement transmis à très peu de personnes, par exemple quand on
reçoit des plaintes pour violation de droits, quand il s'agit de questions liées au RGPD, etc. On
doit aussi fournir tous les documents demandés pour les audits au nom de TDF [9]. En plus, il n'y
a que quelques membres de l'équipe pour former le conseil d'administration [10] et le comité des
membres [11]
La liste ne reflète pas non plus les défis supplémentaires qui découlent des conflits au sein des
organes de direction, des défis juridiques et d'autres événements qui ne devraient normalement pas
se produire et qui imposent une charge supplémentaire à certaines personnes.
[8]<https://community.documentfoundation.org/
t/information-about-successful-resolving-of-a-vat-audit-s-outcome/8896>
[9]https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-audit-letters/12944
[10]<https://community.documentfoundation.org/t/tdf-board-onboarding-how-to-version
-20250709-01/13106>
[11]https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-onboard-mc-regarding-audit/12945.
*Différents styles de direction*
Beaucoup dépend du « style » adopté par le comité directeur concerné.
Je pense (et d'autres aussi) que TDF, en tant qu'organisation à but non lucratif, doit respecter
des standards élevés. Nous fonctionnons grâce à des dons, nous travaillons pour le bien commun,
nous proposons un produit utilisé par des millions de personnes dans le monde entier. En plus, en
tant qu'organisation à but non lucratif, nous sommes aussi surveillé de près par les autorités.
C'est pourquoi je recommanderais toujours de jouer la carte de la sécurité, d'être prudent et
circonspect afin de garantir que l'organisation soit gérée comme elle a été fondée – « pour
l'éternité », comme dit dans le monde des fondations. Bien sûr, tout va plus vite quand on prend
les règles et les réglementations à la légère, car cela demande moins de travail, mais ce n'est
pas une décision judicieuse.
Les avis divergent toutefois à ce sujet. Dans le passé, cette approche prudente a souvent donné
lieu à des plaintes selon lesquelles nous « exagérions », « thésaurisions » ou étions lents. En
fin de compte, c'est le conseil d'administration qui décide de la voie à suivre, ce qui signifie
que cela peut changer à chaque élection.
TDF dispose de personnes qui préparent les sujets pour le conseil d'administration, et nous
devrions écouter attentivement leurs recommandations. Beaucoup d'entre eux ont non seulement des
années d'expérience, mais sont aussi, contre toute attente, super engagés dans TDF et ont le même
intérêt que tout le monde : que TDF fonctionne bien, dure longtemps et respecte toutes les règles
nécessaires pour faire tourner une organisation.
Ce que certains semblent mal comprendre, c'est que respecter les lois et les règles ne veut pas
dire qu'on est tous d'accord avec elles. Beaucoup de choses prennent du temps et coûtent de
l'argent, mais si elles ne sont pas mises en œuvre, ça pourrait avoir un impact négatif sur TDF.
C'est exactement le même défi que beaucoup d'entreprises doivent relever, car les exigences
bureaucratiques ne cessent d'augmenter, et TDF n'est donc pas un cas particulier en tant
qu'organisation.
*La délégation est la clé*
Le conseil d'administration doit prendre des décisions et est responsable, mais il est peu
probable qu'il puisse s'occuper de tout le travail quotidien. Ce n'est pas une critique envers le
conseil d'administration : un mandat peut être trop court pour apprendre tous les détails
importants, mais surtout, les membres du conseil d'administration doivent remplir leur rôle
bénévolement en plus de leur travail habituel, ce qui peut être super difficile et exigeant,
surtout dans une organisation de notre taille et dans notre situation.
Dans les organisations aussi, ce sont les employés qui mettent en œuvre la mission. Mais ça me
ramène à ce que j'ai expliqué plus haut : TDF n'est plus une petite organisation. Avec tout ce qui
se passe actuellement, nos activités internationales, toutes les exigences et les délais, ainsi
que le besoin croissant de connaissances pour que tout se passe bien, on a besoin d'un nombre
suffisant de personnes pour faire le travail. L'administration ne contribue pas directement à la
réalisation de notre mission, elle est dans une certaine mesure invisible, mais, comme beaucoup
d'autres choses, par exemple l'infrastructure, elle est littéralement le fondement sur lequel
repose notre organisation.
*La situation des employés*
L'équipe existe depuis longtemps. J'ai commencé à travailler pour TDF il y a presque 13 ans, et le
membre suivant de l'équipe nous a rejoint quelques mois plus tard. Maintenant qu'il y a une équipe
dévouée qui s'occupe en permanence des questions fondamentales, qu'il s'agisse de
l'administration, de l'infrastructure ou d'autres domaines, il est bien sûr important de bien
traiter les gens. Je ne vais pas entrer dans les détails de ce qui s'est passé dans le passé, car
d'autres et moi-même en avons déjà discuté, mais bien sûr, parmi les pires choses à supporter, il
y a le fait d'être réduit au silence, d'être attaqué verbalement en public, d'être crié dessus
devant un public, d'être traité de traître ou même d'organiser une « réunion pour discréditer le
personnel en mars 2020 ».
La sécurité de l'emploi et un environnement de travail sain et non toxique sont d'autres facteurs
importants lorsqu'une organisation dépend d'une équipe pour fonctionner. Même si la situation
s'est nettement améliorée avec le conseil d'administration actuel, on constate des tensions au
sein de la communauté et, malheureusement, encore parfois des attaques personnelles de la part de
certains membres de la communauté. Récemment, des attaques verbales injustifiées contre des
membres de l'équipe après la conférence LibreOffice 2024 ont été signalées par certaines
personnes, et certaines victimes les ont décrites comme « déchirantes ».
En fin de compte, quand une organisation a besoin du travail efficace, stable, fiable et
prévisible d'une équipe pour fonctionner, les gens ont besoin d'un environnement de travail stable
et sûr sur lequel ils peuvent compter et planifier à long terme. Quand les gens s'engagent dans un
travail et vont au-delà de ce qui est normalement attendu, ça doit être récompensé par la
stabilité et la sécurité, et la situation politique chez TDF reste préoccupante pour beaucoup
d'entre nous.
*Conclusion*
Avec tout ce qui se passe à TDF, nous avons un problème de mise à l'échelle. Comme je l'ai dit
dans mon post précédent, beaucoup de tâches sont sur les bureaux de très peu de personnes. Cet
article ne traite que des aspects administratifs, mais je pense qu'on a une situation similaire
dans l'infrastructure (où Guilhem est le moteur), dans l'ingénierie des versions (où Cloph et
Xisco sont les moteurs) et dans d'autres domaines.
C'est pourquoi, à l'avenir, on doit absolument impliquer plus de personnes dans des questions plus
complexes, afin que tout ne repose pas sur quelques personnes. C'est l'une des raisons pour
lesquelles j'écris et publie plusieurs guides, par exemple sur le thème du budget [12] ou sur TDF
en général [13], et en parallèle, je vérifie aussi nos processus pour les rendre plus clairs [14].
[12]https://community.documentfoundation.org/t/tdf-budgeting-how-to-version-20250708-01/13103
[13]<https://community. documentfoundation.org/t/training-materials-on-how-to-run-tdf/13102>
[14]https://community.documentfoundation.org/t/proposal-for-changes-to-travel-refund-accounting-process/13159
Je travaille actuellement sur des propositions plus détaillées que je publierai plus tard.
Florian
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Sophie Gautier sophi@libreoffice.org
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