[de-discuss] Aus dem Maschinenraum: Buchhaltung vorbereiten

Hallo,

in einem Artikel, den ich im Original auf 
https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-monthly-accounting/13462 
veröffentlicht habe, und den ich euch hier in deutscher Übersetzung zur 
Verfügung stelle, möchte ich euch Einblick geben, wie wir unsere 
monatliche Buchhaltung vorbereiten.

Da ich gerade die Buchhaltung für Dezember gemacht habe und die Abläufe 
für 2026 weiter optimieren möchte, um den "Bus-Faktor" zu vermeiden, 
habe ich die Schritte dokumentiert und teile sie gerne mit der Community.

Der folgende Text befasst sich mit der Vorbereitung der Buchhaltung – 
einige Einblicke in die Überprüfung (Umsatzsteuervoranmeldung, 
Kontenblätter, Übersetzung) folgen später.

Datenspeicherung

Wir laden die Dokumente auf Nextcloud hoch, und der Buchhalter hat 
direkten Zugriff auf die entsprechenden Ordner. Für die Vorbereitung 
müssen vor allem Rechnungen und Belege hochgeladen werden. Der Großteil 
wird per E-Mail an zwei verschiedene Adressen bei TDF geschickt. Leider 
unterstützen nicht alle Anbieter andere Rechnungsempfänger als den 
Hauptansprechpartner, und andere müssen wir manuell herunterladen, da 
die Anbieter den Versand von Rechnungen per E-Mail überhaupt nicht 
unterstützen.

Dateinamensschema

Die Dokumente werden im Nextcloud-Ordner nach Bereichen gesammelt, d. h. 
nach Barkassen, Rechnungen, Kontoauszügen usw. Für die Dateinamen 
verwenden wir JJJJMMTT-ZZ.pdf, wobei das Datum das Rechnungsdatum ist 
(und wenn es kein Rechnungsdatum gibt, was ungewöhnlich wäre, der 
Stempel auf dem Dokument oder das behelfsweise Scan-Datum der Datei). 
Einige Ordner haben Unterordner für das jeweilige Jahr, damit man Belege 
leichter findet und nicht Hunderte von Dokumenten in einer Struktur hat.

Manchmal haben wir eine Rechnung und einen Zahlungsbeleg. In diesem Fall 
behalten wir den Dateinamen bei, fügen aber am Ende ein kleines a, b, c 
... hinzu, also JJJJMMTT-ZZa.pdf. Das Gleiche machen wir bei Anhängen 
wie Stundenzetteln.

Einige unserer Rechnungen, vor allem die von einem unserer 
Hosting-Anbieter, haben eine TXT-Datei mit weiteren Details im Anhang. 
Diese bekommt den gleichen Dateinamen wie das zugehörige PDF-Dokument.

Zeitrahmen

Für die Rechnungen ist nur relevant, was in einem bestimmten Monat 
bezahlt wurde (der Fachbegriff dafür ist „Ist-Versteuerer”). 
Normalerweise sind das Rechnungen von den letzten Tagen des Monats bis 
zum letzten Tag des Monats. Es gibt zwei Ausnahmen: Rechnungen von zwei 
unserer Hosting-Anbieter sind oft auf den ersten Tag des Monats datiert, 
wurden aber eigentlich schon vorher per Kreditkarte bezahlt.

Einige Rechnungen (z. B. vom Lohnbuchhalter und Steuerberater) sagen 
genau, wann die Zahlung von unserem Bankkonto abgebucht wird. Sollte das 
im nächsten Monat sein, laden wir sie erst dann hoch.
Für die Statistik: Wir haben ungefähr 40 bis 50 Rechnungen pro Monat.

Kontoauszüge

Alle Kontoauszüge werden einmal im Monat digital als PDF im 
Online-Portal der Bank bereitgestellt, einschließlich der 
Kreditkartenabrechnungen. Wir laden sie runter und legen sie in den 
entsprechenden Ordnern ab, wobei wir sie gemäß dem oben genannten 
Dateinamensschema umbenennen. Der Dateiname basiert auf dem Datum des 
Kontoauszugs.

Barkassen

Die Barkassen werden automatisch von den jeweiligen Besitzern 
hochgeladen. Wir brauchen die Belege als PDF sowie ein Jahresjournal im 
ODT- und PDF-Format. Das Dateinamensschema für das Journal lautet 
YYYYMM-ZZ.pdf, beginnend mit -01 für das erste Journalblatt. Das Blatt 
wird mit der aktuellen Version aktualisiert/überschrieben, wir verwenden 
nicht für jeden Monat ein neues Blatt, sondern nur für jedes Jahr.

Reisekostenformulare

Für Reisekostenformulare haben wir noch kein Benennungsschema, aber ich 
möchte TSP (unser Tool zur Reisekostenabrechnung) aktualisieren, um das 
bereitzustellen. Wir laden alle Belege sowie den unterschriebenen Antrag 
in den entsprechenden Nextcloud-Ordner hoch. Als Dateinamenreferenz 
verwenden wir das Datum, an dem das Formular unterschrieben wurde, nicht 
das Datum, an dem die Veranstaltung stattfand, da ersteres eher dem 
Zahlungsdatum entspricht (siehe auch hier für Änderungen, die wir ab 
diesem Jahr einführen wollen : 
https://community.documentfoundation.org/t/proposal-for-changes-to-travel-refund-accounting-process/13159/17).

Belege von "Employment Agencies"

Bei einer "Employment Agency" für das Ausland hat sich das Format der 
Rechnungen leider immer wieder geändert, und wir müssen sie von ihrer 
Website runterladen. Das Formular, das wir aktuell verwenden, ist das 
Dokument mit der Überschrift „Receipt” (Beleg) oben. Momentan gibt es 
pro Mitarbeiter eine PDF-Datei zum Runterladen mit einer Aufschlüsselung 
der Kosten. Auch die Position in der Web-Benutzeroberfläche hat sich 
mehrmals geändert. Momentan finden sich die Dokumente unter „Finanzen – 
Zahlungshistorie – Massen-Download”. Es ist etwas schwierig, den 
richtigen Zeitraum zu ermitteln, da es zu Verzögerungen zwischen 
Rechnungsstellung und Zahlung kommt, aber normalerweise funktioniert es, 
wenn man die erste Zeile mit „Geld eingegangen” im Monat bis zu den 
ersten Tagen „Geld eingegangen” des folgenden Monats nimmt. Wenn etwas 
fehlt, wird der Buchhalter nachfragen.

Rechnungen von Social-Media-Anbietern

Unser Social-Media-Anbieter schickt keine Rechnungen per E-Mail. Wir 
müssen sie einmal im Monat runterladen, ich bitte normalerweise das 
zuständigen Team-Mitglied bei uns, sie uns zu schicken.

Rechnungen von Hosting-Anbietern

Einer unserer Hosting-Anbieter schickt keine Rechnungen mehr per E-Mail. 
Wir müssen sie einmal im Monat runterladen, ich bitte normalerweise das 
zuständigen team-Mitglied bei uns, sie uns zu schicken.

Rechnungen von KI-Anbietern

Unser KI-Anbieter schickt keine Rechnungen per E-Mail. Wir müssen sie 
einmal im Monat runterladen, das mach ich meistens selbst. Da wir pro 
Nutzer zahlen, würde es uns Geld kosten, ein Konto nur zum Runterladen 
von Rechnungen einzurichten. Außerdem sagt mir ihre KI selbst, dass sie 
sie nicht per E-Mail schicken können...

Lohnabrechnung

Ich lade die Lohnabrechnung jeden Monat direkt beim Steuerberater hoch, 
da der Zugriff auf diese Dokumente aus offensichtlichen Gründen nur für 
wenige Personen freigegeben ist.

Zahlungsabwickler und Bankkonten

Wir müssen auch PayPal und Stripe in das Buchhaltungssystem laden, aber 
leider bieten beide keine nativen Integrationen an. Für PayPal gibt es 
ein Tool aus der Buchhaltungssoftware, das die API nutzt und einmal 
täglich Transaktionen hochlädt. Für unseren Zahlungsabwickler für 
Kreditkarten brauchen wir ein externes Tool, um die Daten 
herunterzuladen und in das richtige Format zu konvertieren, damit sie 
wieder in die Buchhaltungssoftware importiert werden können.

Bankkonten funktionieren meist sofort über eine standardisierte API, 
aber einige neuere Finanzinstitute (wie Wise: 
https://community.documentfoundation.org/t/transfer-wise-account/13208) 
scheinen noch keine native Integration anzubieten und benötigen 
ebenfalls Konvertierungstools.

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