[de-discuss] Aus dem Maschinenraum: Buchhaltung prüfen

Hallo,

in einem Artikel, den ich im Original auf 
https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-reviewing-monthly-accounting/13467 
veröffentlicht habe, und den ich euch hier in deutscher Übersetzung zur 
Verfügung stelle, möchte ich euch Einblick geben, wie wir unsere 
monatliche Buchhaltung überprüfen.

Jetzt, wo die Buchhaltungsunterlagen für Dezember vom Steuerberater 
fertig gestellt worden sind, möchte ich euch erzählen, was die TDF immer 
machen muss, um die monatliche Buchhaltung abzuschließen.

Auch wenn das Team sich um alles kümmert, liegt die Verantwortung 
letztendlich beim Vorstand von TDF. Schaut euch auch mal unsere Satzung 
an, wo es in § 8 II heißt, dass die Aufgaben des Vorstands insbesondere 
sind „die Verwaltung des Stiftungsvermögens, die Verwendung der 
Stiftungsmittel, die Aufstellung eines Haushaltsplanes, die 
ordnungsgemäße Buchführung und Sammlung der Belege, die Aufstellung der 
Jahresrechnung und des Tätigkeitsberichtes“.

Fristen

Es gibt mehrere Dinge, die fristgebunden sind:

* Die Umsatzsteuererklärung muss bis zum 10. des übernächsten Monats 
eingereicht werden, d. h. die Umsatzsteuer für Dezember muss bis zum 10. 
Februar eingereicht werden.
* Die übliche Frist ist der 10. des Folgemonats (also die Umsatzsteuer 
für Dezember bis zum 10. Januar). Um eine dauerhafte Verlängerung dieser 
Frist zu bekommen, die TDF gewährt wurde, müssen wir ein zuverlässiger 
Steuerzahler sein, alle Fristen einhalten und die 
1/11-Sondervorauszahlung mit einer Frist bis zum 10. Februar leisten.
* Jedes Quartal müssen wir eine Zusammenfassende Meldung für unsere 
Umsätze (hauptsächlich aus den App-Stores) erstellen, der bis zum 25. 
Tag nach Ende jedes Quartals fällig ist.
* Die Bundesbank AWS Z4-Meldungen 
[https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-federal-bank-awv-z4-filings/13150] 
sind bis zum 10. Tag nach Monatsende fällig, was zum Glück jetzt nur 
noch für Zahlungen über 50.000 € gilt, was die Situation für uns 
ziemlich entspannt. Wenn wir eine Meldung machen müssen, müssen wir 
nicht nur die beteiligten Länder identifizieren, sondern auch die Art 
der erbrachten Dienstleistung richtig angeben, was an sich schon eine 
Herausforderung sein kann.

Es gibt noch andere Fristen, die sich auf die monatliche Buchhaltung 
beziehen, z. B. die Künstlersoziallekasse bis zum 31. März 
[https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-artist-social-security-ksk/13151] 
und natürlich die jährlichen Steuer- und Umsatzsteuererklärungen 
[https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-2022-and-2023-corporate-and-nonprofit-tax-declarations-approve-2023-vat-declaration/13013] 
sowie die vierjährliche Sozialversicherungsprüfungen 
[https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-social-security-questionnaire-authorize-eike-to-sign/12947].

Überprüfung der Kontenblätter

Wir bekommen die Kontenblätter mit Einzelposten im PDF-Format. Unsere 
Ausgaben und Projekte sind in Sachkonten erfasst, und wir überprüfen 
kurz, ob die Posten richtig zugeordnet wurden (z. B. ob eine 
Veranstaltung unter das Budget „Marketing” oder „Community” fällt). Das 
Dokument enthält auch Abschreibungen, z. B. für Hardware.

Normalerweise überprüfen wir nicht jedes einzelne Kontenblatt, da dort 
jede einzelne Spende aufgeführt ist, was Hunderte, wenn nicht Tausende 
von Seiten ergibt. Wie bereits erwähnt, haben wir manchmal etwa 45.000 
Transaktionen pro Monat.

In der Regel sind in diesen Kontenblättern keine Korrekturen 
erforderlich, da der Buchhalter unsere Projekte kennt und im 
Zweifelsfall die Dinge vorher mit uns klärt. Wiederkehrende Zahlungen 
werden automatisch dem richtigen Konto zugeordnet.

Für die Statistik: Die zu prüfenden Dezember-Kontenblätter haben 95 Seiten.

Dabei entdeckt der Buchhalter immer wieder unberechtigte Abhebungen, die 
wir früher per Telefon bei der Bank zurückbuchen mussten, was wir jetzt 
aber bequem online machen können, was viel Zeit spart.

Außerdem bedeutet die Überprüfung der Kontenblätter, dass Einnahmen und 
Ausgaben korrekt unserem gemeinnützigen Teil und unserem geschäftlichen 
Teil zugeordnet werden (hauptsächlich Beiratsrechnungen, 
Merchandise-Verkäufe und App-Store-Verkäufe). Dies ist auch für die 
Umsatzsteuererklärung relevant (siehe unten).

Übersetzungen der Kontenblätter

Nachdem dieser Schritt abgeschlossen ist, werden die deutschen 
Kontenblätter ins Englische übersetzt, um auf unserem Wiki 
veröffentlicht zu werden 
[https://wiki.documentfoundation.org/TDF/Ledgers]. Dies ist ein 
teilweise manueller Prozess – die Übersetzungsstrings werden automatisch 
angewendet, aber einige Posten müssen aus Gründen der Vertraulichkeit 
redigiert (oder besser gesagt zusammengefasst) werden, insbesondere 
Gehälter und Vergütungen sowie bestimmte rechtliche Themen.

Was sind Umsatzsteuer und Reverse Charge?

Damit ist die Buchhaltung noch nicht abgeschlossen, denn der nächste 
Schritt ist die Überprüfung der monatlichen Umsatzsteuererklärungen. Die 
Umsatzsteuer kann zu einem teuren Problem werden 
[https://community.documentfoundation.org/t/information-about-successful-resolving-of-a-vat-audit-s-outcome/8896], 
und unsere Verkäufe in den App-Stores haben kürzlich eine weitere 
Umsatzsteuerprüfung ausgelöst, die wir erfolgreich bestanden haben.

Für den ideellen Bereich, der den Großteil unserer Aktivitäten abdeckt, 
muss TDF Umsatzsteuer zahlen, kann diese aber nicht zurückfordern. Für 
unseren wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, der hauptsächlich aus 
Beratungshonoraren, Merchandise-Verkäufen und App-Store-Verkäufen 
besteht, können wir die Umsatzsteuer wie jedes normale Unternehmen 
"ziehen". Wir dürfen aber unseren Geschäftsbereich nicht mit Einnahmen 
aus unserem gemeinnützigen Bereich finanzieren, da letzterer steuerfrei 
bzw. steuerbegünstigt ist.

Bei Rechnungen aus Deutschland fügt der Rechnungssteller normalerweise 
die Umsatzsteuer hinzu (die in Deutschland normalerweise 19 % beträgt), 
TDF zahlt den gesamten Betrag und der Rechnungssteller zahlt das Geld an 
sein Finanzamt. Bei Geschäften mit dem Ausland oder genauer gesagt mit 
jemandem, der keine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, 
gilt das Prinzip der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge). 
TDF bekommt eine Netto-Rechnung und muss die entsprechende Umsatzsteuer 
in Deutschland zahlen und diese Berechnung selbst machen. Leider gibt es 
einige Ausnahmen, z. B.:

* Bankdienstleistungen sind in der Regel nicht umsatzsteuerpflichtig, 
Zahlungsabwickler hingegen schon.
* Bankgebühren bei Zahlungen außerhalb der Eurozone sind nicht 
umsatzsteuerpflichtig, der Rechnungsbetrag ohne die Gebühren kann jedoch 
umsatzsteuerpflichtig sein.
* Mitgliedsbeiträge unterliegen in der Regel nicht dem 
Reverse-Charge-Verfahren.
* Restaurants, Hotels, Veranstaltungen und andere grundstücksbezogene 
Dienstleistungen unterliegen in der Regel nicht dem 
Reverse-Charge-Verfahren.
* Reisekostenerstattungen an ehrenamtliche Community-Mitglieder 
unterliegen in der Regel nicht der Umsatzsteuer.

Auch Vertragspartner, die nur kleine Unternehmen sind und/oder keine 
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, können Dienstleistungen 
erbringen, die der Reverse-Charge-Regelung unterliegen.

Hinweis: Die obige Liste ist nicht abschließend und stellt keine 
rechtliche Aussage oder Rechtsberatung dar. Die Dinge ändern sich hier 
schnell, und die Vorschriften können je nach Land unterschiedlich sein. 
Frag immer deinen Steuerberater nach den geltenden Vorschriften.

Überprüfung der Umsatzsteuererklärung

Jeden Monat erstellt der Buchhalter eine Tabelle mit den Zahlungen, die 
der Umsatzsteuer unterliegen. Zuerst checken wir diese Liste, indem wir 
unsere Bankkonten und Kreditkartenabrechnungen durchgehen und die 
Transaktionen mit Hilfe von Filtern mit der Tabelle vergleichen. Es hat 
noch nie etwas gefehlt, unser Buchhalter arbeitet sehr sorgfältig, aber 
wir sollten trotzdem noch mal prüfen, ob alles in Ordnung ist, bevor TDF 
die Umsatzsteuer-Voranmeldung einreicht.

In einem zweiten Schritt müssen wir prüfen, woher die Rechnung kommt, 
insbesondere welche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet wurde. 
Ein Unternehmen in Polen, Italien oder Frankreich kann immer noch seine 
deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben und verwenden. In 
diesem Fall gilt die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft wahrscheinlich 
nicht, da die Rechnungsstellung als aus Deutschland stammend behandelt wird.

Die Herkunft der Rechnung ist auch wichtig, um die richtige Kategorie zu 
kennzeichnen. Technisch gesehen scheint die Umkehrung der 
Steuerschuldnerschaft nur innerhalb der Europäischen Union zu 
existieren. Andere Länder haben ein ähnliches Prinzip, aber es heißt 
anders und muss in einer anderen Kategorie gemeldet werden.

Als Drittes müssen wir alle Bankgebühren vom bezahlten Betrag abziehen. 
Die sind normalerweise in der Buchung aufgeführt. Meistens ist nur der 
Betrag ohne Gebühren umsatzsteuerpflichtig. Der Unterschied pro 
Transaktion kann von ein paar Cent (US-Dollar bei Kreditkarten) bis zu 
40 € (Banküberweisung in ein Nicht-Euro-Land) reichen. Die Gebühren 
unterscheiden sich übrigens in der Regel nicht wesentlich zwischen den 
verschiedenen Zahlungsdiensten, sie werden nur unterschiedlich 
zusammengefasst, z. B. in Währungsumrechnungs- oder Transaktionsgebühren.

Unser Zahlungsdienstleister für Kreditkarten ist ein Sonderfall, da er 
seine umsatzsteuerpflichtigen Gebühren von den monatlichen Zahlungen 
abzieht, sodass wir den Betrag anhand der Rechnung ermitteln müssen, die 
er uns jeden Monat schickt.

Auch die "Employment Agency", die wir für die Einstellung von 
Mitarbeitern im Ausland nutzen 
[https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-international-hirings/13360], 
erfordert etwas manuelle Arbeit, da nicht jeder Mitarbeiter in einer 
einzelnen Position aufgeführt ist, sondern die Transaktionen gebündelt 
sind und anhand der Rechnung, die wir erhalten, identifiziert werden müssen.

Die Umsatzsteuererklärung für Dezember, die wir gerade prüfen, hat 36 
Zeilen in fünf Kategorien und einen vorläufigen Betrag von etwa 10.000 
€. Zu guter Letzt können wir von der Umsatzsteuer-Voranmeldung für 
Dezember die 1/11-Sondervorauszahlung abziehen, die wir Anfang des 
Jahres geleistet haben, wodurch sich der Betrag, den wir jetzt zahlen 
müssen, effektiv verringert.

Gute Nachrichten zum Schluss

Wenn du es bis hierher geschafft hast, möchte ich dich mit einer guten 
Nachricht belohnen. Das vergangene Jahr war wahrscheinlich das beste 
Jahr für TDF in Bezug auf Spenden. Nach vorläufigen Zahlen haben wir 
insgesamt 1.967.680,88 € eingenommen, verglichen mit 1.391.189,00 € im 
Jahr 2024 und 1.302.956,10 € im Jahr 2023.

Allein im November kamen etwa 200.000 € und im Dezember 300.000 € an 
Spenden rein.

Vielen Dank an alle unsere Spender und Unterstützer!

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