[de-discuss] Aus dem Maschinenraum: Bankkonten eröffnen

Hallo,

in einem Artikel, den ich dieser Tage im Original auf 
https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-opening-bank-accounts/13464 
veröffentlicht habe, und den ich euch hier in deutscher Übersetzung zur 
Verfügung stelle, möchte ich euch Einblick geben, wie schwierig es ist, 
als internationale Stiftung Bankkonten zu eröffnen.

Das klingt zwar einfach, ist aber für alle Beteiligten ein riesiger 
Papierkram.

Gesetzlicher Vertreter

Jede Organisation hat gesetzliche Vertreter. Bei TDF ist das der 
Vorstand als gesetzlicher Vertreter, der die Verantwortung trägt. Gemäß 
unserer Satzung kann der Vorstand auch Vollmachten an Einzelpersonen 
erteilen, aber die letztendliche gesetzliche Vertretung und die einzigen 
Personen, die in den offiziellen Dokumenten aufgeführt sind, sind die 
Vorstandsmitglieder.

Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche

Folglich muss der Vorstand alle rechtlichen Angaben für die Eröffnung 
eines Bankkontos bereitstellen, jedes Mal, wenn sich die Zusammensetzung 
des Vorstands ändert. Dazu gehören:
* persönliche Adresse (Postfächer werden in der Regel nicht akzeptiert)
* Steuerstatus und Steuer-ID, oft einschließlich US-Steuerstatus, z. B. 
FATCA [https://en.wikipedia.org/wiki/Foreign_Account_Tax_Compliance_Act]
* Kopie des Reisepasses

Für Letzteres ist normalerweise eine Videoüberprüfung erforderlich, 
ähnlich wie bei der Überprüfung deines Mobilfunkvertrags. Dies kann 
entweder persönlich oder per Videoidentifikation erfolgen. Persönlich 
funktioniert das oft nur bei der Deutschen Post oder in einer Filiale 
der Bank, sodass es für Vorstandsmitglieder aus anderen Ländern nicht 
geeignet ist, es sei denn, sie sind zufällig ohnehin in Deutschland.

Die Videoüberprüfung hat auch ihre Tücken, ich bin nicht zufrieden 
damit, wie das umgesetzt wird. Die ersten Fragen sind oft nur auf 
Deutsch, während die eigentliche Videoüberprüfung oft auf Englisch 
gemacht werden kann. Normalerweise schalte ich mich per Telefonkonferenz 
oder Jitsi zu den nicht deutschsprachigen Vorstandsmitgliedern dazu, um 
sie durch den Überprüfungsprozess zu begleiten. Es kann auch schwierig 
sein, die richtige Beleuchtung und Webcam zu finden, um die Überprüfung 
durchzuführen.

Einige Banken gehen sogar noch weiter und verlangen von uns als deutsche 
Einrichtung, dass wir ein US-Steuerformular ausfüllen (mit dem wir 
effektiv bestätigen, dass wir in Deutschland gemeinnützig sind und das 
Doppelbesteuerungsabkommen gilt). Das Formular für TDF ist in der Regel 
W8-BEN [https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw8ben.pdf], wie das, das wir 
für die App-Stores vorlegen müssen 
[https://community.documentfoundation.org/t/decision-offer-appstore-libreoffice-for-a-fee/9146/5]. 
Leider kann es aus seltsamen Gründen oft nicht wiederverwendet werden 
oder wird leicht aktualisiert, sodass wir den Vorgang mehrmals 
wiederholen müssen.

Compliance

Von Zeit zu Zeit stellt die Compliance-Abteilung der Bank Fragen, um 
ihren Pflichten aus den Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche 
nachzukommen. Eine der seltsameren Fragen, die ich erhalten habe, 
lautete: „Warum ändert Ihre Stiftung regelmäßig die Zusammensetzung 
ihres Vorstands und warum haben Sie Vorstandsmitglieder aus so vielen 
verschiedenen Ländern?“ Das klingt zwar ziemlich harsch, aber der 
Hintergrund ist, dass die Bank ihre Risiken minimieren und die 
Compliance-Vorschriften erfüllen will, die von Tag zu Tag strenger werden.

Die offensichtliche Antwort auf die obige Frage ist, dass die 
Vorstandsmitglieder gemäß unserer Satzung gewählt werden und aus der 
ganzen Welt kommen können, zudem schicken wir einen Link zu unserer 
Satzung. Trotzdem ist es Bürokratie, und wenn man die Vorschriften nicht 
rechtzeitig erfüllt, kann das zu einer vorübergehenden Sperrung des 
Bankkontos führen. In diesem Fall ist es egal, ob die Fragen berechtigt 
oder unberechtigt waren, wir haben dann ein Problem.

Blick in die Vergangenheit

Zum Glück verlangen die meisten Banken zwar eine physische Unterschrift 
auf Papier, stellen aber zumindest ein Dokument pro Person zur 
Verfügung. Einige Banken verlangen jedoch eine physische Unterschrift 
auf demselben Blatt Papier. Das führt natürlich zu massiven 
Mehraufwendungen und Verzögerungen, wenn man Dokumente um die ganze Welt 
schicken muss. Manchmal sind FOSDEM oder LibOCon hilfreich, und wir 
haben die meisten Leute vor Ort, aber der Zeitpunkt der Bankanfragen 
kann seltsam sein, und die Fristen sind knapp.

Die Regeln sind nicht immer gleich

Banken scheinen Vorschriften ziemlich unterschiedlich zu interpretieren. 
Während einige Banken Daten von allen Vorstandsmitgliedern verlangen, 
reichen anderen nur die Daten des Vorsitzenden oder Stellvertreters und 
eines weiteren Vorstandsmitglieds. Das macht unser Leben natürlich 
einfacher, aber es erschwert auch die Planung, wenn die Anwendung der 
Vorschriften von Bank zu Bank unterschiedlich gehandhabt wird. Dies ist 
einer der Gründe, warum wir mehrere Bankkonten wieder geschlossen haben, 
[https://community.documentfoundation.org/search?q=decision%20close%20bank%20accounts%20%23board-discuss] 
da der administrative Aufwand einfach zu groß war.

Warum keine Vollmacht?

Eine Vollmacht würde die Dinge so viel einfacher machen. Allerdings 
lehnen mehrere Banken dies, ob zu Recht oder nicht, rundweg ab und 
verlangen, dass die Personen persönlich anwesend sind. Wahrscheinlich 
würde eine vor einem Notar erteilte Vollmacht funktionieren, aber dann 
drehen wir uns im Kreis, da dafür wahrscheinlich ein deutscher Notar 
erforderlich ist, was bedeutet, dass die Personen nach Deutschland 
kommen müssen.

Ein deutsches Problem?

Nein. Die Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche sind international 
und auf europäischer Ebene geregelt, und ich habe ähnliche 
Horrorgeschichten von anderen Organisationen gehört. Je nach Setup und 
den beteiligten Banken man auf Herausforderungen stoßen oder auch nicht, 
aber das zugrunde liegende Problem ist zumindest vergleichbar.

Nicht nur Banken...

...sondern auch Zahlungsabwickler für Kreditkarten verlangen ähnliche 
Angaben. Seit kurzem verlangen auch Rechtsanwälte, Steuerberater, 
Wirtschaftsprüfer und Notare solche Unterlagen.

Lustige Geschichte

Eine besonders lustige Geschichte ereignete sich im Sommer 2024, als wir 
ein persönliches Teamtreffen in München hatten, an dem auch 
Vorstandsmitglieder teilnahmen. Wir hatten zuvor eine 
Videoidentifizierung versucht, aber der betreffende Reisepass war zu neu 
für das System und verfügte nicht über die erforderlichen 
Sicherheitsmerkmale. Die einzige Option, die die Bank anbot, war eine 
persönliche Identifizierung in Deutschland.
Während wir in München waren, nutzten wir die Gelegenheit, gingen 
spontan zur Bank und leisteten die Unterschrift persönlich. Es bedurfte 
einiger Diskussionen, um dies zu erreichen (und es gab einige 
interessante Momente, als wir in Freizeitkleidung in einer schicken 
Investmentbank standen), aber schließlich klappte es.

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