[de-discuss] Die Verwaltung einer gemeinnützigen Organisation

Hallo zusammen,

vor kurzem habe ich einen Artikel über die Verwaltungssituation bei der 
TDF veröffentlicht 
<https://community.documentfoundation.org/t/a-look-behind-some-administrative-scenes-at-tdf/13191>. 
Nachdem ich während der LibreOffice-Konferenz in Budapest mit ein paar 
Community-Mitgliedern gesprochen habe, möchte ich euch ein paar weitere 
Einblicke geben.

Die Zusammenfassung meines vorherigen Artikels lautet, dass die 
TDF-Verwaltung nur funktioniert, weil ein paar Leute sich in besonderem 
Maße engagieren.

Am 25. Juli habe ich über die interne Mailingliste von TDF weitere 
Details für unsere Mitglieder veröffentlicht, die sich mit der aktuellen 
Situation bei TDF und den Gründen dafür befassen. Ich empfehle den 
Mitgliedern unter euch, auch diesen Artikel zu lesen, um sich ein 
besseres Bild von der Gesamtsituation zu machen.

Schlanke Verwaltung

Die TDF hat im Verhältnis zu ihrer Größe immer noch sehr wenig 
Verwaltungspersonal. Bei unserem Teamtreffen in Budapest meinte 
Jonathan, dass die TDF als Organisation nicht nur aus 15 Mitarbeitern 
besteht, sondern eigentlich aus der gesamten Community, was es zu einer 
mittelgroßen Organisation macht. Wenn wir also unsere Strukturen 
betrachten, sollten wir nicht nur die 15 Personen im Blick haben, 
sondern das Gesamtbild. Diese Bemerkung hallt noch immer in meinen Ohren 
nach, weil sie genau den Punkt trifft.

Auch im Team gab es in der Vergangenheit Phasen, in denen unser Team 
innerhalb von weniger als sechs Monaten um fünf Personen gewachsen ist, 
was an sich schon eine Herausforderung für sich darstellt.

Nachwirkungen der Konferenz

Ein Beispiel für die Verwaltungsarbeit ist unsere jährliche 
LibreOffice-Konferenz.

Ich kam mit einem Stapel Dokumente und Belegen nach Hause. Einige davon 
waren Rechnungen von der Konferenz, die unerwartet mit einer 
TDF-Kreditkarte in Budapest bezahlt werden mussten, wie zum Beispiel das 
Community-Dinner und das Hackfest. Zum Glück war Sophie auch spät am 
Abend noch erreichbar, um Beträge und Details zu überprüfen, sodass wir 
sicherstellen konnten, dass alles in Ordnung war. Wir haben auch eine 
ganze Reihe von Reisekostenerstattungsbelegen erhalten, die uns 
persönlich übergeben wurden.

Wir brauchen diese Unterlagen rechtzeitig, weil Anfang Oktober die 
Buchhaltung für September bearbeitet wird und die TDF spätestens bis zum 
10. November ihre monatliche Umsatzsteuervoranmeldungeinreichen muss, 
wofür diese Rechnungen gebraucht werden. Bestimmte vor Ort erbrachte 
Dienstleistungen, wie Hotelübernachtungen oder Tagungsräume, unterliegen 
nicht demR everse-Charge-Verfahren 
<https://en.wikipedia.org/wiki/European_Union_value_added_tax>, andere 
schon, daher ist dies für eine korrekte Voranmeldung sehr wichtig.

Falls TDF die Unterlagen nicht ordnungsgemäß und rechtzeitig einreichen 
würde, würden sich die zukünftigen Fristen um einen ganzen Monat 
verkürzen, daher sind wir gut beraten, die Dinge ordnungsgemäß zu handhaben.

Nach der Konferenz standen noch einige Rechnungen aus, ich bin mir nicht 
sicher, ob inzwischen alle eingegangen sind. Letztendlich planen wir, 
eine detaillierte Auflistung zu veröffentlichen, wie wir es für 2024 und 
20203 getan haben 
<https://community.documentfoundation.org/t/libreoffice-conference-2024-expenses-and-sponsorship-income/13138>.

Ich habe etwa 25 Seiten im Gepäck gehabt, die gescannt, archiviert und 
in die richtigen (virtuellen) Ordner für die Buchhaltung abgelegt werden 
müssen. Außerdem müssen wir natürlich die noch fehlenden Rechnungen 
einfordern, einschließlich aller Originalbelege in Papierform. Außerdem 
muss der Buchhalter wissen, worum es bei den Rechnungen geht, damit 
alles ordnungsgemäß dokumentiert und verbucht wird.

Letztendlich habe ich alle Unterlagen selbst gescannt, weil der Versand 
an jemand anderen ähnlich viel Zeit in Anspruch genommen hätte. Jetzt 
müssen die Dokumente physisch aufbewahrt werden. Den gesamten Prozess 
müssen wir in Zukunft wirklich ändern und optimieren. Der Aufwand für 
mich ist zu groß, um auch das noch zu bewältigen. Ich werde mit Sophie 
und Stephan besprechen, wie wir unseren Prozess hier optimieren können, 
aber letztendlich muss die Community entscheiden, ob wir das Geld der 
Spender verwenden wollen, um jemanden für die Erledigung solcher 
Verwaltungsaufgaben einzustellen, oder ob wir die Community-Mitglieder 
bitten, uns ein wenig zu unterstützen, indem sie ihre Unterlagen 
entsprechend vorbereiten.

Einige Teilnehmer haben ihre Belege einfach „rübergeworfen” und uns 
gebeten, herauszufinden, was und wie wir bezahlen sollen – so 
funktioniert das aber nicht. In keiner anderen Organisation wirft man 
einfach seine Belege auf den Tisch und bittet jemand anderen, die Arbeit 
zu erledigen, sondern in der Regel muss man einen Prozess befolgen – je 
größer das Unternehmen, desto strenger der Prozess.

Das ist weder eine Kritik an den Konferenzorganisatoren noch an den 
Leuten, die mir ihre Reisekostenerstattungen gegeben haben. Mein Ziel 
ist es, zu erklären, warum zu viele dieser „Kleinigkeiten” zu einer 
großen Herausforderung werden, insbesondere angesichts der schieren 
Menge an Dingen, die gleichzeitig passieren.

Zu guter Letzt haben wir kürzlich Anträge auf Reisekostenerstattung für 
eine Veranstaltung erhalten, die vor mehr als anderthalb Jahren 
stattfand, was eine zusätzliche Herausforderung darstellt. Hat das 
Auswirkungen auf das Budget? Welche Kosten haben wir für andere 
Teilnehmer übernommen? Hat die Person an der Veranstaltung teilgenommen? 
All diese Fragen müssen vor der Zahlung geklärt werden, um spätere 
Probleme zu vermeiden.

Der Vorstand als gesetzlicher Vertreter

Wie bei vielen anderen Organisationen ist auch bei der TDF der Vorstand 
der gesetzliche Vertreter der Organisation. Er ist verantwortlich, hat 
verschiedene Pflichten, muss seine Daten bei Behörden und Banken 
hinterlegen, Steuererklärungen 
<https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-2022-and-2023-corporate-and-nonprofit-tax-declarations-approve-2023-vat-declaration/13013> 
und Sozialversicherungsprüfungen 
<https://community.documentfoundation.org/t/previous-decision-authorize-thorsten-and-any-other-board-member-to-sign-social-security-audit-2024-questionnaire/12767> 
unterzeichnen und manchmal auch andere Dokumente 
<https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-code-signing-certificate-power-of-attorney/12985> 
signieren. Für bestimmte Aufgaben können zwar Vollmachten erteilt 
werden, aber letztendlich ist der Vorstand der gesetzliche Vertreter 
unserer Stiftung und trägt die endgültige Verantwortung für alle 
Angelegenheiten.

Erfüllung der Aufgaben von TDF

Die Satzung <https://www.documentfoundation.org/statutes/> erlegt dem 
Vorstand bestimmte ausdrückliche Pflichten auf, nämlich: die Verwaltung 
des Stiftungsvermögens, die Verwendung der Stiftungsmittel, die 
Aufstellung eines Haushaltsplanes, die ordnungsgemäße Buchführung und 
Sammlung der Belege, die Aufstellung der Jahresrechnung und des 
Tätigkeitsberichtes.

Am Anfang, als die Stiftungnoch klein war, hat der Vorstand viele dieser 
Aufgaben selbst erledigt, einschließlich der Buchhaltung, aber in den 
letzten 13,5 Jahren, seit es 
<https://blog.documentfoundation.org/blog/2012/02/01/berlin/>die TDF 
gibt>hat der Vorstand meistens Mitarbeiter und externe Berater, die ihm 
bei der Erfüllung seiner Aufgaben helfen, wie zum Beispiel:

* Markenregistrierungen und -verwaltung
* Reisekostenerstattungen 
<https://wiki.documentfoundation.org/TDF/Policies/Refunding>
* Verfassen und Veröffentlichen von Sitzungsprotokollen 
<https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/minutes>
* Entwerfen und Zusammenfassen von Abstimmungen 
<https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/decision>
* Erstellen, Übersetzen und Einreichen des Budgets in Deutsch und Englisch
* Erstellen, Übersetzen und Einreichen der Jahreabschlüssein Deutsch und 
Englisch 
<https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-2024-closing-ledgers/13134>
* Erstellen, Übersetzen 
<https://www.documentfoundation.org/financials-and-reports/> und 
Einreichen 
<https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-annual-activity-report-2024/13132> 
des jährlichen Tätigkeitsberichts in Deutsch und Englisch
* Überprüfen der vom Buchhalter erstellten monatlichen und jährlichen 
Umsatzsteuerervoranmeldungen sowie der vierteljährlichen 
„zusammenfassenden Meldung” 
<https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-vat-filing-2024/13133>
* Erstellung der AWV Z4-Erklärungen 
<https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-federal-bank-awv-z4-filings/13150>
* Vorbereitung der regelmäßigen Sozialversicherungsprüfungen 
<https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-artist-social-security-ksk/13151>
* Beantragung von A1-Bestätigungen 
<https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-a1-confirmations/13147>
* Monatliche Buchhaltung und Übersetzung der Kontenblätteraus dem 
Deutschen ins Englische <https://wiki.documentfoundation.org/TDF/Ledgers>
* Erstellung von Verträgen und Gehaltsvorschlägen für verschiedene 
Länder und Kontinente, einschließlich Übersetzungen ins Englische, wenn 
nötig 
<https://community.documentfoundation.org/t/vote-automatically-adjust-tdf-staff-compensation-for-inflation/13190>
* Erstellung formeller Spendenbescheinigungen für unsere Spender, die 
diese anfordern, in deutscher und englischer Sprache
* Vorbereiten von Formularen 
<https://community.documentfoundation.org/t/vote-authorize-florian-to-accept-new-tos-for-volksbank-pur-formerly-volksbank-pforzheim/13141>für 
Banken und Überweisungen, was manchmal auch rechtliche Schritte 
<https://community.documentfoundation.org/t/decision-mandate-redacted-name-of-lawyer-or-law-firm-wrt-redacted-name-of-bank-authorize-florian-to-sign-the-mandate/12940> 
beinhaltet
* Ausführung von Verträgen nach Genehmigung durch den Vorstand 
<https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-eclipse-membership-agreement-on-behalf-of-tdf/12127>
* Korrespondenz mit den Aufsichtsbehörden 
<https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-letter-to-berlin-authorities-authorize-florian-to-send/12946>
* bestimmte administrative Tätigkeiten 
<https://community.documentfoundation.org/t/decision-remove-former-board-members-access-from-bank-accounts/12948>
* Umgang mit Vorschriften aus anderen Ländern, die uns betreffen könnten 
<https://community.documentfoundation.org/t/compliance-with-uk-charities-act/13047>
* Lohn- und Gehaltsabrechnungen
* rechtzeitige Aktualisierung des Transparenzregisters 
<https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/geldwaesche/transparenzregister/transparenzregister-1113786.en.php>
* Bearbeitung von Versicherungsanfragen und -aktualisierungen
* „Einspringen“ im Notfall bei unerwarteten Situationen, einschließlich 
der Unterzeichnung eines dringenden Vertrags an Silvester

Zu viel Arbeit für zu wenige Leute

Diese Liste ist nicht vollständig, sondern zeigt nur ein paar Beispiele, 
in Wirklichkeit ist sie viel länger. Alles, was ihr oben seht, wird im 
Wesentlichen von 2,5 Personen (nicht alle davon sind 
Vollzeitbeschäftigte) für den Vorstand vorbereitet, und wenn es um 
deutschsprachige Aufgaben geht, von denen es viele gibt, arbeiten sogar 
noch weniger Leute daran.

Einige dieser Leute müssen sich auch regelmäßig mit komplizierten 
rechtlichen Themen beschäftigen, wie zum Beispiel einer mehr als 
einjährigen Steuerthema 
<https://community.documentfoundation.org/t/information-about-successful-resolving-of-a-vat-audit-s-outcome/8896>thematikim 
Jahr 2018, was TDF am Ende rund 100.000 € Schaden erspart hat, oder 
einer schwierigen Markenangelegenheit im Jahr 2017, die monatelang 
Ressourcen gebunden hat. Natürlich unterstützen uns Anwälte und 
Steuerberater, aber das erfordert trotzdem viel Vorbereitung und Arbeit 
von unserer Seite.

Auch alles Dringende wird wahrscheinlich an ganz wenige Leute 
weitergeleitet, z. B. wenn wir Beschwerden wegen Rechtsverletzungen 
bekommen, wenn es um DSGVO-Angelegenheiten geht usw. Wir müssen auch im 
Namen von TDF alle angeforderten Dokumente für Audits bereitstellen. 
<https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-audit-letters/12944> 
Außerdem sind nur ganz wenige Teammitglieder für die Einarbeitung des 
Vorstands 
<https://community.documentfoundation.org/t/tdf-board-onboarding-how-to-version-20250709-01/13106> 
sowie für das Mitgliederkomitee 
<https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-onboard-mc-regarding-audit/12945> 
zuständig.

Die Liste spiegelt auch nicht die zusätzlichen Herausforderungen wider, 
die sich aus Streitigkeiten in den Führungsorganen, rechtlichen 
Herausforderungen und anderen Ereignissen ergeben, die normalerweise 
nicht auftreten sollten und die einzelne Personen zusätzlich belasten.

Unterschiedliche Führungsstile

Vieles hängt davon ab, welchen „Stil” der jeweilige Vorstand anwendet.

Ich (und andere) sind der Meinung, dass TDF als gemeinnützige 
Organisation hohen Standards gerecht werden muss. Wir arbeiten mit 
Spendengeldern, wir arbeiten für das Gemeinwohl, wir bieten ein Produkt 
an, das von Millionen Menschen auf der ganzen Welt genutzt wird. 
Außerdem werden wir als gemeinnützige Organisation auch von den Behörden 
genau beobachtet. Daher würde ich immer empfehlen, auf Nummer sicher zu 
gehen, vorsichtig und umsichtig zu sein, um sicherzustellen, dass die 
Organisation so geführt wird, wie sie gegründet wurde – „für die 
Ewigkeit”, wie man bei Stiftungen sagt. Natürlich geht alles schneller, 
wenn man es mit Regeln und Vorschriften locker nimmt, weil man weniger 
Arbeit hat, aber das ist keine kluge Entscheidung.

Die Meinungen dazu gehen aber auseinander. In der Vergangenheit hat die 
vorsichtige Herangehensweise oft zu Beschwerden geführt, wir würden 
Dinge „übertreiben“, „Geld horten“ oder langsam sein. Letztendlich 
entscheidet der Vorstand, welchen Weg wir einschlagen, was bedeutet, 
dass sich das zumindest bei jeder Wahl ändern kann.

Die TDF hat Leute, die Themen für den Vorstand vorbereiten, und wir 
sollten uns genau anhören, was sie empfehlen. Viele von ihnen haben 
nicht nur jahrelange Erfahrung, sondern sind auch – entgegen aller 
Widrigkeiten – engagiert für TDF tätig und haben das gleiche Interesse 
wie alle anderen: dass die TDF gut läuft, lange besteht und alle 
Vorschriften einhält, die für den Betrieb einer Organisation 
erforderlich sind.

Was manche offenbar missverstehen, ist die Tatsache, dass die Einhaltung 
von Gesetzen und Vorschriften nicht bedeutet, dass wir sie alle 
persönlich gutheißen. Viele Dinge kosten Zeit und Geld – aber wenn sie 
nicht umgesetzt werden, könnte das negative Auswirkungen auf TDF haben.

Dies ist genau die gleiche Herausforderung, vor der viele Unternehmen 
stehen, da die bürokratischen Anforderungen immer mehr zunehmen, und 
somit ist TDF als Organisation kein Sonderfall.

Delegation ist der Schlüssel

Der Vorstand muss entscheiden und ist verantwortlich, aber es ist 
unwahrscheinlich, dass er die gesamte tägliche Arbeit übernimmt. Das 
soll keine Kritik am Vorstand sein – eine Amtszeit kann zu kurz sein, um 
alle relevanten Details zu lernen, aber vor allem muss der Vorstand 
seine Rolle ehrenamtlich neben seinem normalen Job ausfüllen, was – 
besonders in einer Organisation unserer Größe und in unserer Situation – 
eine sehr herausfordernde und anspruchsvolle Aufgabe sein kann.

Auch in Organisationen sind es die Mitarbeiter, die die Mission 
umsetzen. Das bringt mich aber wieder zu dem zurück, was ich oben 
erklärt habe – die TDF ist nicht mehr klein. Bei allem, was gerade 
passiert, bei unseren internationalen Aktivitäten, bei all den 
Anforderungen und Fristen und auch dem wachsenden Wissensbedarf, damit 
alles reibungslos läuft, brauchen wir genug Leute, die die Arbeit 
erledigen können. Die Verwaltung trägt nicht direkt zur Erfüllung 
unserer Mission bei, sie ist bis zu einem gewissen Grad nicht sichtbar, 
aber – wie viele andere Dinge, z. B. die Infrastruktur – ist sie 
buchstäblich das Fundament, auf dem unsere Organisation aufgebaut ist.

Die Situation der Mitarbeiter

Das Team gibt es schon seit langer Zeit. Ich habe vor fast 13 Jahren 
angefangen, für TDF zu arbeiten, das nächste Teammitglied kam nur wenige 
Monate später dazu. Wenn es nun ein engagiertes Team gibt, das sich 
ständig um grundlegende Angelegenheiten kümmert, sei es Verwaltung, 
Infrastruktur oder anderes, ist es natürlich wichtig, die Menschen gut 
zu behandeln. Ich werde nicht ins Detail gehen, was alles in der 
Vergangenheit passiert ist, da ich und andere das schon erörtert haben, 
aber natürlich gehört es zu den schlimmsten Dingen, die man ertragen 
muss, wenn einem der Mund verboten wird, wenn man öffentlich verbal 
angegriffen wird, wenn man vor Publikum angeschrien wird, wenn man als 
Verräter tituliert wird oder gar ein „Meeting to discredit staff in 
March 2020” organisiert wird, also ein „Treffen zur Diskreditierung von 
Mitarbeitern im März 2020“ (DeepL-Übersetzung).

Jobsicherheit und ein gesundes, nicht toxisches Arbeitsumfeld sind 
weitere wichtige Faktoren, wenn eine Organisation für ihren Betrieb auf 
ein Team angewiesen ist. Obwohl sich die Situation mit dem aktuellen 
Vorstand deutlich verbessert hat, sehen wir Spannungen in der Community 
und leider immer noch gelegentlich persönliche Angriffe von einigen 
Community-Mitgliedern. Was kürzlich zur Sprache kam, waren 
ungerechtfertigte verbale Angriffe auf Teammitglieder nach der 
LibreOffice-Konferenz 2024 durch einige Leute, die von manchen 
Betroffenen als „herzzerreißend“ beschrieben wurden.

Letztendlich brauchen Menschen, wenn eine Organisation auf gute, 
stabile, zuverlässige und planbare Arbeit eines Teams angewiesen ist, um 
zu funktionieren, ein stabiles, sicheres Arbeitsumfeld, auf das sie sich 
verlassen und langfristig planen können. Wenn Menschen sich für einen 
Job engagieren und über das normale Maß hinausgehen, muss das mit 
Stabilität und Sicherheit belohnt werden, und die politische Situation 
bei TDF bereitet vielen von uns immer noch Sorgen.

Fazit

Angesichts all der Aktivitäten bei der TDF haben wir ein 
Skalierbarkeitsproblem. Wie in meinem früheren Beitrag dargelegt, liegen 
viele Aufgaben auf den Schreibtischen von nur sehr wenigen Personen. 
Dieser Artikel befasst sich nur mit den administrativen Aspekten, aber 
ich vermute, dass wir eine ähnliche Situation in der Infrastruktur (wo 
Guilhem die treibende Kraft ist), im Release Engineering (wo Cloph und 
Xisco die treibenden Kräfte sind) und in anderen Bereichen haben.

Deshalb müssen wir in Zukunft definitiv mehr Leute in auch komplexere 
Angelegenheiten einbeziehen, damit nicht alles auf ein paar Leuten 
lastet. Das ist einer der Gründe, warum ich mehrere Anleitungen schreibe 
und veröffentliche, z. B. zum Thema Budgetierung 
<https://community.documentfoundation.org/t/tdf-budgeting-how-to-version-20250708-01/13103> 
oder zu TDF im Allgemeinen 
<https://community.documentfoundation.org/t/training-materials-on-how-to-run-tdf/13102>, 
und parallel dazu überprüfe ich auch unsere Prozesse, um sie 
übersichtlicher zu machen 
<https://community.documentfoundation.org/t/proposal-for-changes-to-travel-refund-accounting-process/13159>.

Ich arbeite gerade an detaillierteren Vorschlägen, die ich später 
veröffentlichen werde.

Florian

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