[de-discuss] Ein Blick hinter die Kulissen der TDF-Verwaltung

Hallo,

um euch ein besseres Verständnis davon zu geben, wie die TDF 
funktioniert, und um mehr Transparenz und Einblick für die Community zu 
geben, möchte ich euch einen Blick hinter die Kulissen der Stiftung und 
weitere Einblicke geben.

Ich habe bereits damit begonnen, Hintergrundinfos und Details zu 
bestimmten Verwaltungsaufgaben 
(https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/training) 
zu publizieren, und werde dort im Laufe der Zeit weitere Informationen 
veröffentlichen.

In diesem Text geht es darum, wie die TDF aktuell funktioniert und wie 
wir aufgebaut sind, damit ihr besser versteht, warum und wie manche 
Dinge funktionieren (oder warum sie eben gerade nicht funktionieren). 
Das ist natürlich der Status quo. Ich habe schon ein paar Ideen für 
Änderungen und Verbesserungen für die Zukunft und werde sie zu einem 
späteren Zeitpunkt in einer weiteren E-Mail mit euch teilen.

Die Herausforderung besteht darin, die Balance zu finden zwischen der 
Verbesserung unserer Verwaltung, der Erfüllung unseres Stiftungszwecks 
und der Bewältigung der Probleme aus der Vergangenheit. Wenn wir unsere 
gesamte Zeit damit verbringen, unsere Struktur zu verbessern, dann 
werden wir weder unseren Stiftungszweck erfüllen, noch die Probleme aus 
der Vergangenheit lösen. Und wenn wir keine Zeit finden, uns mit den 
Problemen aus der Vergangenheit zu befassen, könnte das ebenfalls zu 
Schwierigkeiten führen.

Eine virtuelle Stiftung

Die Document Foundation ist eine der bekanntesten Free Software und 
Open-Source-Organisationen und LibreOffice ist eines der bekanntesten 
freien Softwareprojekte.

Viele Leute denken oft, dass wir irgendwo in Berlin ein Büro, eine 
eigene Verwaltung, Besprechungsräume und einen Coworking Space haben. 
Einige versuchen sogar, uns zu besuchen, um unser Büro zu finden, nur um 
festzustellen, dass keiner von uns dort arbeitet. ;-)

Die Struktur bei der TDF ist anders. Das Team arbeitet von zu Hause aus, 
manche auch aus Coworking Spaces. Es gibt keinen gemeinsamen physischen 
Raum, alles ist virtuell miteinander verbunden. Das ist eine bewusste 
Entscheidung, da wir ein internationales Team haben, das über viele 
Länder verteilt ist und für das ein einziges Büro wenig Sinn machen würde.

Der Nachteil ist, dass wir keine zentrale Infrastruktur haben, wie zum 
Beispiel die Lagerung von Materialien und Marketing-Utensilien. Wir 
arbeiten mit Dienstleistern und dem privaten Engagement einiger Leute, 
aber das macht die Sache natürlich etwas komplizierter, weil nicht jeder 
zu Hause Platz hat, um sperrige TDF-Kisten in seinem Keller zu lagern, 
und externe Lagerräume in vielen kleineren Städten gar nicht verfügbar sind.

Deshalb bitten wir die Community zum Beispiel, Originaldokumente wie 
Reisebelege direkt an unsere Adresse in Berlin zu schicken, anstatt sie 
uns persönlich bei Veranstaltungen und Konferenzen zu übergeben. Es gibt 
keinen zentralen Lagerraum in der Nähe eines Teammitglieds.

Ein internationales Team

Unser Team besteht derzeit aus 15 Personen und ist über den ganzen 
Globus verteilt, in verschiedenen Ländern, Kontinenten und Zeitzonen. 
Aktuell suchen wir weitere Leute 
(https://blog.documentfoundation.org/blog/2025/08/07/join-the-libreoffice-team-as-a-paid-developer-focusing-on-ui-with-initial-emphasis-on-macos-preferably-full-time-remote-m-f-d/). 
Zufällig haben wir mehrere Leute in oder um München, aber wir haben auch 
Kolleginnen und Kollegen in Spanien, Mexiko, Kanada, Frankreich, 
Brasilien, Italien, Schweden und Finnland. Andere Organisationen haben 
oft nur Teammitglieder an Orten, an denen sie ein eigenes Büro haben, 
was im Fall von TDF bedeuten würde, nur in Deutschland einzustellen. 
Schon seit geraumer Zeit hat die TDF beschlossen, mit Teammitgliedern 
weltweit zusammenzuarbeiten. Das ist auch der Grund, warum ein 
klassisches Büro wenig Sinn macht, da es nur für sehr wenige Menschen 
erreichbar wäre und für andere nicht.

Das ist für die Stiftung im Ergebnis das Beste, weil wir weltweit nach 
Talenten suchen können, aber es bringt auch einen ziemlichen 
Verwaltungsaufwand in rechtlicher Hinsicht mit sich und unterschiedliche 
Vorschriften (wie Urlaub, Feiertage oder Krankschreibungen) in den 
verschiedenen Ländern sind zu beachten, ganz zu schweigen von den 
Zeitzonen, oder den A1-Bescheinigungen, auf die ich kürzlich hingewiesen 
habe 
(https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-a1-confirmations/13147).

Außerdem ist es schon eine große Herausforderung, in jedem Land eine 
ordentliche Gehaltsanalyse zu machen. Ich habe selbst schon 
Gehaltsspannen für eine bestimmte Position in Deutschland von 20.000 € 
bis 80.000 € pro Jahr gesehen, was bei der Ermittlung einer fairen 
Vergütung nicht hilfreich ist. Dies auf internationaler Ebene, in 
verschiedenen Ländern und Kontinenten zu tun, ist noch anspruchsvoller, 
insbesondere da wir alles dokumentieren müssen, damit es im Zweifelsfall 
auch einer Prüfung standhält. Das erklärt, warum die Einstellung 
manchmal länger dauert, da wir hier auch unsere Sorgfaltspflicht 
erfüllen müssen.

Die Internationalität bei TDF bedeutet auch, dass wir uns um 
administrative Aufgaben wie die monatliche Buchhaltung kümmern müssen, 
welche wir auch übersetzen 
(https://wiki.documentfoundation.org/TDF/Ledgers), zudem unseren 
Jahresbericht, der für die offizielle Meldung an die Stiftungsaufsicht 
vom Englischen ins Deutsche übersetzt werden muss 
(https://www.documentfoundation.org/financials-and-reports/) sowie die 
offizielle Rücklagenbildung samt Jahresabschluss, das vom Steuerberater 
auf Deutsch erstellt, aber für die Abstimmung ins Englische übersetzt 
werden muss 
(https://community.documentfoundation.org/t/vote-approval-of-reserve-building-and-2025-budget/13142/). 
All diese Dinge müssen in zwei Sprachen parallel erledigt werden, was 
natürlich einen erheblichen Mehraufwand bedeutet. Mir sind keine anderen 
Organisationen bekannt, die alle Dokumente in dem Umfang übersetzen wie 
TDF. Wir versuchen, hier einen sehr hohen Standard zu halten, aber das 
hat natürlich seinen Preis.

Viele verschiedene Bereiche abdecken

Auch was die verschiedenen Tätigkeiten des Teams angeht, unterscheidet 
sich TDF von vielen anderen Organisationen. Anderswo gibt es oft 
Überschneidungen bei den Rollen oder eine Aufgabe wird von mehreren 
Leuten übernommen, während die TDF beschlossen hat, so viele 
verschiedene Bereiche wie möglich abzudecken, um unseren Stiftungszweck 
bestmöglich zu erfüllen. Teammitglieder können bei Urlaub oder Krankheit 
für andere einspringen, aber wir haben selten jemanden, der genau die 
gleiche Arbeit wie jemand anderes macht, was eine vollständige Abdeckung 
erschwert.

So muss beispielsweise alles, was eine größere administrative Aufgabe 
ist (z. B. die Unterzeichnung neuer Verträge) wahrscheinlich warten, bis 
ich wieder da bin. Ein weiteres Beispiel: Jede größere 
Infrastruktur-Aufgabe hängt wahrscheinlich von Guilhems Verfügbarkeit ab 
– um nur zwei Beispiele zu nennen. Ähnliches gilt für 
Umsatzsteuererklärungen 
(https://community.documentfoundation.org/t/tdf-budgeting-how-to-version-20250708-01/13103), 
zumindest in der Vergangenheit auch die Meldungen an die Bundesbank AWV 
Z4 
(https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-federal-bank-awv-z4-filings/13150) 
und vieles mehr.

Dadurch kann die TDF zwar mehr Bereiche abdecken, aber das geht auf 
Kosten des Teams, das manchmal im Urlaub oder am Wochenende arbeitet 
oder, im Falle der Infrastruktur, Nachtschichten einlegt oder an 
Feiertagen ran muss, um die Beeinträchtigungen so gering wie möglich zu 
halten.

Wir haben bestimmte feste Fristen, die trotz Urlaub, Abwesenheiten oder 
Krankmeldungen eingehalten werden müssen. Ein Beispiel hängt mit der 
Akzeptanz verschiedenster Währungen zusammen, mit denen wir Spenden aus 
aller Welt annehmen – am letzten Tag des Monats müssen wir 
sicherstellen, dass bei PayPal kein Restbetrag in einer Fremdwährung 
übrig bleibt. Das hat sich zwar im Vergleich zu früher, als es oft 
Restbeträge gab, deutlich verbessert, aber wir müssen trotzdem 
regelmäßig nachsehen, auch am Nachmittag des 31. Dezembers, wenn die 
meisten schon auf dem Weg zu ihren Silvesterfeiern sind.

Rückblick

Bis vor einigen Jahren wurde die Reduzierung der Verwaltungskosten etwas 
auf die Spitze getrieben. Die Teammitglieder bezahlten viele Dinge aus 
eigener Tasche, darunter auch essentielle Arbeitsgeräte wie Laptops, 
Mobiltelefone und anderes. Um Kosten zu sparen, benutzten die 
TDF-Teammitglieder in der Regel möglichst günstige öffentlichen 
Verkehrsmittel, auch wenn das bedeutete, dass sie nachts lange auf 
Anschlüsse warten oder manchmal mehrere Kilometer zu Fuß nach Hause 
laufen mussten, um teurere Verbindungen zu vermeiden. Das gehört zwar 
endlich der Vergangenheit an, aber es hat mehrere Mitarbeiter und 
Freiwillige mehr als ein halbes Jahrzehnt lang beeinträchtigt und unser 
Wachstum und unsere Wirkung in nicht gerade geringem Maße eingeschränkt.

Keine lockeren Anforderungen

Man könnte meinen, dass die administrativen Anforderungen für eine 
gemeinnützige Organisation entspannter sind als für andere. Das stimmt 
aber nicht – TDF sieht sich (mindestens) mit denselben Kontrollen 
konfrontiert und muss dieselben (wenn nicht sogar mehr) Anforderungen 
erfüllen wie jedes reguläre Unternehmen: Arbeitsrecht, Wettbewerbsrecht, 
Steuer- und Umsatzsteuererklärungen, Sozialversicherung 
(https://community.documentfoundation.org/t/from-the-machine-room-of-tdf-artist-social-security-ksk/13151) 
und vieles mehr. Es gibt keinen „Bonus” oder „Rabatt” dafür, dass man 
eine gemeinnützige Organisation ist, außer dem finanziellen, d.h. dass 
man keine Steuern auf Spenden zahlen muss. Wir müssen uns mit genauso 
vielen Behörden auseinandersetzen wie jedes andere Unternehmen, wir 
haben die gleichen Regeln, Vorschriften und Meldepflichten.

Ein Kreuz mit den ganzen Meldungen

Ein Beispiel: Der zweijährige, regelmäßige Wechsel des Vorstands 
verursacht einen ziemlichen Verwaltungsaufwand. Es müssen viele 
Unterlagen eingereicht und mehrere Websites aktualisiert werden, was 
leicht mehrere Stunden Verwaltungsarbeit in Anspruch nehmen kann. So 
sind beispielsweise Impressumsangaben im Wettbewerbsrecht geregelt und 
müssen daher auf dem neuesten Stand gehalten werden. Noch schlimmer ist 
eine Adressänderung, da TDF derzeit (wir haben uns das mal notiert) an 
etwa 126 (hundertsechsundzwanzig) Stellen registriert ist. Einer der 
nervigsten Alpträume ist jede Änderung der Bankkonten – wir brauchen 
Steuer-IDs, Passkopien (von denen einige abgelehnt werden, weil sie in 
den Sicherheitssystemen nicht verifiziert werden können) und mehrere 
Unterschriften auf Papier, was ebenfalls ziemlich viel Arbeit verursacht.

Außerdem erfordert jede Änderung in der Zusammensetzung des Vorstands 
eine Aktualisierung des Transparenzregisters 
(https://www.transparenzregister.de).

Auch wenn wir letztendlich viele Dinge digital einreichen können, ist 
das immer noch mit einem gewissen Aufwand verbunden. Unsere 
vierteljährlichen Mitgliedschaftsänderungen müssen sowohl vom 
Vorsitzenden des MC als auch vom Geschäftsführer auf demselben 
(digitalen) Dokument unterschrieben werden, was einige zusätzliche 
Schritte erfordert. Und für manche Sachen reicht selbst das nicht aus, 
weil eine Unterschrift des Vorstands erforderlich ist 
(https://community.documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-code-signing-certificate-power-of-attorney/12985).

Strenge Anforderungen

Eine weitere wichtige Frist ist die Meldung unserer aktuellen 
Vermögenswerte bei der Haftpflichtversicherung. Sobald der versicherte 
Wert erreicht ist, muss die TDF den aktualisierten Betrag melden, was 
eine regelmäßige und genaue Überwachung erfordert.

Die Nichteinhaltung dieser Vorgabe führt vielleicht nicht umgehend zu 
Problemen, kann sich aber bei einer Prüfung als nachteilig für TDF 
erweisen. Ein „Klassiker” ist die Zahlung von Tagespauschalen (per 
diem), weshalb ich persönlich davon nicht so begeistert bin. Wir müssen 
prüfen, von welchem Land in welches Land jemand gereist ist, welche 
Mahlzeiten von TDF bezahlt wurden (z.B. Hotelfrühstück und Catering), 
das dokumentieren und ordentlich ausrechnen. Wenn wir das nicht machen, 
kann das später Probleme geben, und der Verwaltungsaufwand ist nicht 
gerade gering.

Dokumentation ist entscheidend

Die Veröffentlichung von Protokollen 
(https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/minutes) 
und Entscheidungen 
(https://community.documentfoundation.org/tags/c/board-discuss/26/decision) 
ist ein weiterer Bereich, der viel Arbeit erfordert. Einerseits müssen 
Notizen gemacht und in lesbare Protokolle umgewandelt werden, 
andererseits ist auch die Entfernung sensibler Informationen eine 
gewaltige Aufgabe. Ich bin froh, dass wir die Veröffentlichung dieser 
Materialien verbessert haben, aber es bleibt eine zeitaufwändige 
Aufgabe, selbst wenn wir mögliche Übersetzungen nicht mit einberechnen.

Eine weitere Aufgabe, die TDF zu bewältigen hat, ist die Dokumentation 
der Anlagegüter. Jedes Jahr müssen wir bei unserem Jahresabschluss genau 
auflisten, welche Anlagegüter (z.B. Hardware) wir noch haben, wo sie 
sich befinden und welche davon defekt sind. Aus diesem Grund erhalten 
Community-Mitglieder von Zeit zu Zeit eine E-Mail, in der sie gebeten 
werden, zu bestätigen, dass sie eine bestimmte Hardware noch haben und 
noch benötigen. Das ist kein Misstrauen, sondern dient dazu, unsere 
Dokumentationspflichten zu erfüllen (und auch dazu, Hardware an andere 
zu schicken, falls sie bei jemandem nicht mehr gebraucht wird).

Nervige Bürokratie

Apropos Hardware: Einige haben angemerkt, dass wir zögerlich sind, 
Hardware außerhalb Europas zu versenden. Das hat weniger mit den 
Versandkosten zu tun, sondern eher mit dem Zoll. Wenn wir irgendwo 
Hardware bestellen und diese nicht mehr gebraucht wird, kann sie nicht 
einfach an TDF in Berlin zurückgeschickt werden. Es würde Zoll anfallen 
und Formulare müssten ausgefüllt werden, was Zeit und Geld kostet, und 
wir haben noch keine effektive Lösung dafür gefunden. Besonders 
schwierig ist das für Zollgebiete mit nur wenigen aktiven 
Community-Mitgliedern, da das Risiko steigt, dass es niemanden in diesen 
Gebieten gibt, an den man etwas zurückschicken kann.

Ein weiterer Punkt, den einige erwähnt haben, ist die empfundene nervige 
Anforderung an Reisekostenerstattungen, die nach Berlin geschickt 
werden. Das ist keine bewusste Entscheidung unsererseits – wir würden 
gerne alles digital erledigen und nichts verschicken. Aus steuerlichen 
Gründen müssen wir aber unterschriebene Formulare und Dokumente haben, 
weshalb wir die Community damit behelligen müssen.

Außerdem müssen unsere Marken regelmäßig erneuert werden, einschließlich 
des Nachweises der Nutzung. Die Formalitäten können zwar von den 
Anwälten erledigt werden, aber TDF muss die Nutzungsnachweise dafür 
vorlegen.

Zum Glück wird es manchmal aber auch einfacher. Nach einem Wechsel des 
Kreditkartenanbieters ist die PCI-DSS-Verifizierung 
(https://en.wikipedia.org/wiki/Payment_Card_Industry_Data_Security_Standard) 
viel einfacher geworden. Wir brauchen sie, um Spenden per Kreditkarte 
anzunehmen. Vorher war das ein komplexes Formular, bei dem man 
Firewall-Einstellungen und andere Details dokumentieren musste.

Manchmal ist es sogar nicht mal möglich, einfach ein Bankkonto 
(https://community.documentfoundation.org/t/decision-mandate-redacted-name-of-lawyer-or-law-firm-wrt-redacted-name-of-bank-authorize-florian-to-sign-the-mandate/12940) 
oder ein Kryptowährungskonto zu schließen 
(https://community.documentfoundation.org/t/previous-private-minutes-2022-05-02/12808).

Was aber ein Mysterium bleibt, das sind Banküberweisungen ins Ausland. 
Die Gebühren sind hoch (etwa 40-50 € pro Überweisung sind ziemlich 
normal). Manchmal sind Zahlungen überhaupt nicht möglich, für andere 
Überweisungen müssen wir der Bank die Details der Zahlung dokumentieren 
und erklären, weil es Regeln zur Verhinderung von Geldwäsche gibt. Die 
Prüfungen treffen uns ab und zu wegen unserer internationalen 
Aktivitäten auch in Ländern, die von den Banken als „Hochrisiko” 
angesehen werden (das ist der Begriff, der mir genannt wurde). Wenn 
deine Rückerstattung also etwas länger dauert, liegt das vielleicht 
nicht daran, dass TDF langsam ist, sondern eher daran, dass die 
Bürokratie ins Spiel kommt...

Es gibt immer mehr Regeln

Ich werde nicht im Detail auf alle Herausforderungen eingehen, die 
einige EU-Vorschriften an uns stellen, z. B. DSGVO 
(https://en.wikipedia.org/wiki/General_Data_Protection_Regulation), DORA 
(https://en.wikipedia.org/wiki/Digital_Operational_Resilience_Act) und 
CRA (https://en.wikipedia.org/wiki/Cyber_Resilience_Act), aber sie 
bedeuten auch wieder mehr Arbeit für die TDF.

Verschiedene Länder, verschiedene Gewohnheiten

Eines der häufigsten Memes, das ich gehört habe ist, dass die deutschen 
Regelungen daran schuld sind, dass alles so kompliziert ist. Fallt bitte 
nicht auf diesen Irrtum herein. Ich sage nicht, dass hier alles perfekt 
ist – aber ich habe noch kein Rechtssystem gesehen, in dem alles perfekt 
ist. Jedes Land hat seine ganz eigenen Regeln und Eigenheiten. Solange 
man davon nicht betroffen ist, ist alles in Ordnung, und vielleicht ist 
für den konkreten Anwendungsfall ein Rechtssystem besser geeignet als 
ein anderes. Das bedeutet jedoch nicht, dass einige Länder generell 
„besser” sind als andere. Auch in Bezug auf die Sprache ist es durchaus 
üblich, dass jedes Land seine Hauptsprache(n) hat, in der/denen die 
offizielle Korrespondenz zu führen ist. Ich bezweifle, dass du im 
Vereinigten Königreich offizielle Anträge auf Französisch oder 
Italienisch stellen oder deinen Jahresabschluss für Frankreich auf 
Japanisch einreichen kannst. Nur weil einige Länder Englisch als 
Hauptsprache haben und weil es, wenn überhaupt, der kleinste gemeinsame 
Nenner unserer Community ist, sollten wir nicht davon ausgehen, dass es 
eine Sprache ist, mit der jeder vertraut ist. Sprachliche 
Herausforderungen sind etwas, mit dem wir in jedem Land konfrontiert sind.

Auch wenn wir nicht in einem Land ansässig sind, können wir dennoch von 
bestimmten dortigen Gesetzen betroffen sein. Beispiele hierfür ist der 
UK Online Safety Act 
(https://en.wikipedia.org/wiki/Online_Safety_Act_2023), verschiedene 
Vorschriften für gemeinnützige Organisationen 
(https://community.documentfoundation.org/t/compliance-with-uk-charities-act/13047) 
in anderen Ländern oder ausländische Steuerformulare 
(https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-w-8-ben) für den Empfang von 
Zahlungen aus Übersee.

Auswirkungen auf jeden Einzelnen

Ich bin bei weitem nicht der Einzige, der davon betroffen ist und eine 
extra Schippe drauflegen muss, damit all diese Dinge für eine 
internationale Community funktionieren. Wenn wir auf das letzte 
Jahrzehnt zurückblicken, mussten einige im Team ihre Urlaube oder 
Wochenenden unterbrechen, um sich manchmal um dringende Aufgaben oder 
Fristsachen, manchmal auch um komplexe rechtliche Angelegenheiten zu 
kümmern. Für alles Unerwartete und Dringende gibt es in der Regel, wie 
oben erwähnt, nur einen einzigen Ansprechpartner, der sich um die 
Details kümmern kann, ohne dass es einen vollständigen Stellvertreter 
gibt. Auf lange Sicht ist das nicht gut für die Menschen, wenn sie nie 
von ihrer Arbeit abschalten können. Das Gleiche gilt natürlich auch für 
alle Freiwilligen im Vorstand und im Mitglieder-Komitee, für die die 
Situation noch schwieriger ist, da sie eine rein ehrenamtliche Tätigkeit 
ausüben. Manchmal führen die schiere Menge an parallelen Aufgaben und 
auch bestehende Probleme, die gelöst werden müssen, dazu, dass die 
strategische Arbeit ins Hintertreffen gerät, ebenso wie das 
Repräsentieren der TDF bei Veranstaltungen und andernorts, was eine sehr 
unbefriedigende Situation ist.

Warum ich das alles schreibe

Wir haben nie wirklich viele Details dazu geteilt, wie die TDF 
funktioniert und arbeitet. Es gibt hier und da Informationen im Wiki und 
im Forum, aber keinen (hoffentlich) umfassenden Überblick. Die Community 
bemerkt manchmal, dass Dinge nicht passieren, nicht schnell genug 
passieren oder nicht die Priorität haben, die sie sich erhofft hatte. 
Das ist keine böse Absicht. Dinge können übersehen werden, unter den 
Tisch oder durchs Raster fallen, aber oft liegt es einfach daran, dass 
die TDF groß ist, viele Dinge parallel laufen, die Stiftung 
international aktiv ist, aber im Gegensatz zu anderen großen 
Organisationen versucht, in Bezug auf Verwaltung, Personalwesen, Recht, 
Finanzen und anderen Bereichen ein schlankes Profil zu bewahren.

Was wir alle tun können

Wir könnten natürlich beschließen, nicht in Projekte zu investieren, um 
unsere Mission tatsächlich zu erfüllen, und das Geld stattdessen für den 
Ausbau der Verwaltung verwenden, aber das würde zu nichts führen, was 
für die Community und unsere satzungsmäßigen Ziele sichtbar wäre. Ich 
habe zwar keine Blaupause, aber ich denke, es gibt mehrere Dinge, die 
wir alle gemeinsam tun können, um als Community ziemlich schnell 
voranzukommen:

* Wir müssen verstehen, dass bestimmte Strukturen eine bewusste 
Entscheidung sind. Dann müssen wir uns aber auch bewusst sein, dass das 
einen entsprechenden Preis hat und nicht einfach so vom Himmel fällt und 
vielleicht auch Zeit von anderen Aufgaben wegnimmt.

* Wir müssen uns gegenseitig unterstützen. Wenn die Stiftung dich 
bittet, eine gescannte Kopie aller deiner Reisebelege in digitaler Form 
zu schicken und dann das Original an unsere Adresse in Berlin zu 
schicken, dann ist das nicht, um dich zu nerven oder Dinge zu verzögern. 
Wenn wir dich fragen, ob du bestimmte Hardware noch hast, dann ist das 
kein Misstrauen, sondern die Erfüllung unserer Pflichten. Wenn jeder ein 
bisschen was tut, hilft das, die Last nicht nur auf einige wenige 
Schultern zu verteilen.

* Wir müssen richtig planen. Ich bin zum Glück nicht an der 
Reiseorganisation und an Hotelbuchungen beteiligt, aber ich weiß, dass 
die Situation hier ähnlich herausfordernd ist. TDF ist kein Reisebüro. 
Wenn Leute nicht bezüglich ihrer Reisepläne antworten oder diese häufig 
oder in letzter Minute ändern, bedeutet das viel Arbeit und Belastung 
für die Stiftung. Auch hier gilt: Wenn jeder richtig plant und ein 
bisschen was beisteuert, können wir gemeinsam so viel mehr erreichen. 
Tatsächlich hat die TDF übrigens schon versucht, mit verschiedenen 
Reiseagenturen zusammenzuarbeiten, um das Problem auszulagern, aber 
diese haben uns entweder von vornherein abgelehnt, waren zu teuer oder 
entsprachen nicht unseren Anforderungen.

* Leute, die eine Rolle im Vorstand oder im Mitglieder-Komitee 
übernehmen, müssen sich bewusst sein, dass sie neue Aufgaben bekommen, 
oft in Bereichen, die nichts mit ihrem eigentlichen Tätigkeitsfeld im 
Projekt zu tun haben. Mitglied eines Leitungsgremiums zu sein, das ist 
keine bloße Belohnung für deine Arbeit im Projekt – es bringt große 
Verantwortung mit sich, und du musst dafür bereit sein.

* Wir müssen auf diejenigen hören, die Erfahrung in ihrem Bereich haben 
und die diese Arbeit schon seit längerer Zeit machen. Fragen zu stellen 
und einen andere Blickwinkel reinzubringen ist in Ordnung und kann sogar 
helfen, das Projekt aus einer anderen Perspektive und mit einem frischen 
Mindset zu betrachten. Nicht in Ordnung ist es jedoch, anzunehmen, dass 
jemand, der noch nie eine zumindest ähnliche Rolle inne hatte, alles 
besser weiß.

* Lasst uns zuerst nach Wissen „inhouse” suchen. In großen Unternehmen 
ist es durchaus üblich, externe Berater zu beauftragen, um das 
Offensichtliche zu sagen. Dies führt zu Verzögerungen und Kosten, wobei 
das Ergebnis viel einfacher und kostengünstiger hätte erzielt werden 
können. Leider ist niemand Prophet in seinem eigenen Land, aber wir 
sollten nicht vergessen, dass wir bei der TDF über viel Kompetenz 
verfügen. Wir alle haben TDF aufgebaut, wir alle haben eines der 
wichtigsten freien und Open-Source-Projekte geschaffen, und wir alle 
sorgen dafür, dass die Dinge jeden Tag funktionieren. Auch wenn es 
verlockend ist, auf den Schultern von vermeintlichen Giganten zu stehen, 
sollten wir nicht vergessen, dass wir in manchen Dingen selbst Giganten 
sind und unserem eigenen Urteilsvermögen vertrauen sollten.

* Wir müssen Fehler tolerieren. Vor einigen Jahren habe ich selbst 
gesehen, wie mehrere Leute TDF verlassen haben, nachdem sie für einen 
einzigen Fehler, den sie gemacht hatten, gescholten wurden. Eine 
angemessene Fehlerkultur ist wichtig, denn nur wenn wir Fehler machen, 
können wir lernen, wachsen und uns weiterentwickeln.

Ich habe einige Ideen für Verbesserungen und Änderungen, die ich später 
in einer separaten E-Mail mitteilen werde.

## Über mich

Für diejenigen, die neugierig sind, warum ich all dies schreibe und was 
mein Hintergrund ist, möchte ich auch einige Informationen über mich 
selbst geben:

Ich habe mein Engagement als Ehrenamtlicher bei OpenOffice.org im Jahr 
2004 im deutschsprachigen Marketingprojekt begonnen. Drei Jahre später 
wurde ich zum Co-Lead des internationalen Marketingprojekts ernannt 
(https://www.mail-archive.com/dev@marketing.openoffice.org/msg05922.html) 
und 2010 hatte ich die Ehre, die Leitung des internationalen 
Marketingprojekts 
(https://www.mail-archive.com/dev@marketing.openoffice.org/msg09584.html) 
und damit die Aufgaben meines Mentors John McCreesh zu übernehmen, der 
leider 2016 verstorben ist 
(https://blog.documentfoundation.org/blog/2016/01/24/r-i-p-john-mccreesh/). 
Von vielen von euch habe ich in dieser Zeit viel gelernt, und viele von 
euch habe ich in dieser Zeit zum ersten Mal getroffen. All diese 
Erfahrungen schätze ich sehr.

In Deutschland haben wir 2005 angefangen, einen gemeinnützigen Verein 
namens OpenOffice.org Deutschland e.V., später bekannt als Freies Office 
Deutschland e.V., zu gründen, in dem ich zuerst als Jugendwart, später 
als Vorstandsmitglied und schließlich im Aufsichtsrat tätig war. Dieser 
Verein ist die Stifterin der The Document Foundation.

Zusammen mit unserem Anwalt Mike Schinagl habe ich den rechtlichen Teil 
des Gründungsprozesses vorangetrieben und die Satzung unserer Stiftung 
geschrieben. Von 2012 bis 2014 war ich der erste Vorsitzende des 
Vorstands der TDF und seit dem 1. März 2014 bin ich Geschäftsführer der 
Stiftung. Davor habe ich als freier Journalist, als Berater für 
Open-Source-Strategien und als Systemadministrator gearbeitet und ich 
habe einen juristischen Hintergrund.

Ich habe die TDF von Anfang an miterlebt, als sie noch eine bloße Idee 
war, bis hin zu dem, was sie heute ist.

Ich hoffe, dass ich mit der obigen Nachricht etwas Licht ins Dunkel 
bringen kann, wie die Dinge bei der TDF funktionieren, damit wir als 
nächsten Schritt über Verbesserungen diskutieren können.

Florian

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